DB6110/T 54-2024 党政机关会务服务规范

ICS03.080.99

CCSA16

6110

商洛市地方标准

DB6110/T54—2024

党政机关会务服务规范

2024-07-23发布2024-08-22实施

商洛市市场监督管理局发布

DB6110/T54—2024

目次

前言.................................................................................II

1范围...............................................................................1

2规范性引用文件.....................................................................1

3术语和定义.........................................................................1

3.1机关会议.......................................................................1

3.2主办单位.......................................................................1

3.3会议服务管理...................................................................1

4基本要求...........................................................................1

5资源管理...........................................................................1

5.1机构设置.......................................................................2

5.2制度建设.......................................................................2

5.3会议场所.......................................................................2

5.4外围辅助设施...................................................................2

5.5人员管理.......................................................................2

6安全与应急.........................................................................3

7会务服务...........................................................................4

7.1会议预约.......................................................................4

7.2会前准备.......................................................................4

7.3会中服务.......................................................................6

7.4会后整理.......................................................................6

8服务质量评价与提升.................................................................7

附录A（规范性）会务服务人员岗位职责.................................................8

附录B（规范性）会务服务人员礼仪要求.................................................9

附录C（规范性）党政机关会议预约确认表..............................................16

附录D（规范性）会议座次安排........................................................17

附录E（规范性）茶水服务规范........................................................21

附录F（资料性）会务服务满意度评价表................................................23

附录G（资料性）会议室遗留物品登记表................................................24

I

DB6110/T54—2024

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

本文件由商洛市机关事务管理局提出并归口。

本文件起草单位：商洛市人民政府办公室、中共商洛市委老干部工作局、商洛市机关事务管理局、

商州区机关事务服务中心、商洛高新区（商丹园区）管委会事务服务中心。

本文件主要起草人：郭浩敏、王琰、姚馨、陈丹红、谢宇澄、冀钰森、姚永松、陈静。

本文件由商洛市机关事务管理局负责解释。

本文件为首次发布。

联系信息如下：

单位：商洛市机关事务管理局

电话：0914-2334060

地址：商洛市商州区民主路1号

邮编：726000

II

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党政机关会务服务规范

1范围

本文件规定了党政机关会务服务的基本要求、资源管理、安全与应急、会务服务、服务质量评价与

提升的要求。

本文件适用于商洛各级党政机关、人民团体的机关会议服务活动，事业单位可参照执行。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB13495.1消防安全标志

GB2894安全标志及其使用导则

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1机关会议

以各级机关、人民团体的名义举办的会议、会见等活动。

3.2主办单位

独立或联合发起、举办会议并承担主要法律责任的组织。

3.3会议服务管理

对会场工作人员、设备设施、服务质量实施的管理。

4基本要求

4.1遵循绿色、专业、科学、高效、节约的原则，可通过购买社会服务引入第三方机构开展党政机关

会务服务工作。

4.2坚持“以人为本”，为服务对象提供相应的特色服务和个性化服务。

4.3在党政机关会议服务过程中，可采用信息化、智能化、数据化技术，提高会议服务质效。

5资源管理

1

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5.1机构设置

根据机关单位工作需求可设立会议服务组织机构，负责日常会务管理和会务服务工作。

5.2制度建设

5.2.1建立完善的会务服务管理制度，包括人员管理、设施设备运行维护管理、服务质量管理、安全

应急管理、会议保密管理等。

5.2.2建立健全与相关部门有效的沟通机制。

5.2.3设置会务服务工作岗位，配备相应专职人员，明确各岗位工作职责（见附录A）。

5.2.4制定各岗位会议服务流程和技术规范，纳入服务质量管理体系中。

5.3会议场所

5.3.1配置与会议规模、规格相宜的会议室。

5.3.2会议场所应具备音响设备、灯光系统、电子屏系统、电视电话会议系统等设施及完善的视频监

控系统、消防设施设备和安全设施设备（弱电、备用电源）。

5.3.3为会议配备候会室或会客室。

5.4外围辅助设施

5.4.1公共信息导向系统应规范、清晰、连续、醒目，设置楼层分布平面示意图、会议室位置指示等

标志。

5.4.2加强安全应急管理。在疏散通道、安全出口、消防通道、应急照明等应急设施部位设置醒目的

安全标志，安全标志应符合GB2894和GB13495.1的规定。

5.4.3会议场所出入口、主要通道等位置安装监控系统，设置提示标志，并实行24小时监控管理，监

控录像资料按规定期限归档保存。

5.4.4有特殊要求的，可配置手机信号干扰器、手机存放柜、碎纸机等保密技术防护设备。

5.4.5会场外配备雨具存放处、分类垃圾桶等设施。

5.5人员管理

5.5.1选聘

根据会务需求配备相应工作人员。

其中选聘人员应从以下方面择优选聘：

a)年龄、身高、形象；

b)政治面貌；

c)文化教育程度；

d)实际工作经验、技能；

e)沟通表达、应变能力；

f)技术人员具有相应的职业资格、职业技能或专业技术任职资格等。

5.5.2培训

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5.5.2.1定期和不定期组织业务培训，培训内容：

a)思想政治教育；

b)会务服务理念；

c)会务服务和会务管理的理论知识；

d)会务服务人员礼仪要求（见附录B）；

e)专业技能及服务技巧；

f)保密制度；

g)安全应急知识、应急处突能力；

h)普通话水平等。

5.5.2.2培训方式：

a)聘请专业培训机构培训；

b)常态化晨训；

c)业务大比武；

d)外出学习观摩等。

5.5.2.3会务服务人员须经岗前培训考核合格后方可上岗。

5.5.3考核

根据岗位职责对会务服务人员考核考评，制定考核方案并对培训效果评价，考核形式：

a)入职考核；

b)日常考核；

c)年终考核等。

6安全与应急

6.1建立健全会议安全管理制度，制定消防疏散应急预案、设备保障应急预案等突发事件应急预案及

措施，配备应急处置队伍和应急装备、器材，必要时应制定专项应急预案。

6.2定期开展安全隐患排查。对会务管理人员和会务服务保障人员进行安全知识、应急救援知识的培

训和实地演练。

6.3会议期间应加强安全巡查。若发生突发事件，应立即采取应急措施。

6.4建立会议保密制度。

6.5安全与应急预案涉及的范围：

a)停水；

b)停电；

c)火灾；

d)地震；

e)身体不适或突发疾病；

f)电梯故障致与会人员被困；

g)音视频及网络故障；

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h)临时加会、加人、更换会场；

i)茶水服务过程中茶杯侧翻、人员烫伤；

j)会中空调漏水；

k)重要、涉密会议信息泄露等。

7会务服务

7.1会议预约

7.1.1提供多种预约渠道，如电话预约、现场预约、会议预约小程序等。

7.1.2接到会议预约后，做好会议登记，填写《党政机关会议预约确认表》（见附录C），并向会议

主办单位确认。

7.1.3对可能影响会议顺利召开的因素进行预判，按照“先上级后下级，先紧急后一般”的原则科学

合理安排会议室。

7.2会前准备

7.2.1会前协调部署

7.2.1.1制定会议服务保障方案，明确分工与职责，必要时组织召开协调会。

7.2.1.2若会议需求发生变更时，以主办方单位通知为准，并及时将会议变更信息通报给相关部门。

7.2.2布置会场

根据会议主办单位的需求布置会场，会场台型根据会议类型、规模等调整。常规会议应在会议召开

前2h完成布置，重要会议应在会议召开前3h完成布置，大型会议应在会议召开前半天完成布置。

7.2.2.1会场环境

会议室、候会室、会场外围、卫生间、电梯间应保持干净整洁。

7.2.2.2会场布置

服务人员根据会议需求及参会人数提前准备会议所需用品，并按照会议主办单位要求进行会场布

置，主席台、桌椅、会标、桌签、会议用品等摆放应符合以下要求：

7.2.2.2.1主席台位于会场正前方。主席台布置遵循“左为尊”的原则。单主宾主位居中，双主宾则

在主席台正中央的中心线两侧各布置一个主位。

7.2.2.2.2会场桌椅摆放整齐、平稳，前后两桌间距≥110cm，座椅距离桌腿≥15cm。桌椅间距的确

定应采用先测量后拉线的方式进行排列，也可采用激光测距仪定量定位和拉线辅助相结合的方式进行排列。

7.2.2.2.3演讲台摆放：当设有主席台时，宜摆放在主席台右侧，与观众席呈60°；当设有投影时，

宜摆放在投影右侧，与观众席呈60°；无投影或投影安置在两侧时，可摆放在主席台中间，与观众席

呈直角。

7.2.2.2.4会标应显示在主席台正上方位置，字体、大小应与会场适宜。LED会标应用黑底红字，自

制悬挂会标应用红底白字。

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7.2.2.2.5会议桌签宜选择三角V型，长15cm～20cm，宽7.5cm～10cm，粉底黑字，双面展示，

字体格式统一、大小合适，按照与会领导座次依