DB41/T 2160-2021 博物馆档案管理规范

ICS01.040.01

CCSA14

41

河南省地方标准

DB41/T2160—2021

博物馆档案管理规范

2021-07-06发布2021-10-05实施

河南省市场监督管理局发布

DB41/T2160—2021

目次

前言.................................................................................II

1范围...............................................................................1

2规范性引用文件.....................................................................1

3术语和定义.........................................................................2

4总则...............................................................................2

5机构和人员.........................................................................2

6基础设施...........................................................................2

7档案分类、归档范围及保管期限.......................................................3

8档案形成和收集.....................................................................4

9档案整理和归档.....................................................................5

10档案保管与保护....................................................................7

11档案鉴定与销毁....................................................................7

12档案利用和开发....................................................................8

附录A（资料性）博物馆档案归档范围和保管期限.........................................9

附录B（资料性）档案移交、归档、借阅、利用、销毁登记表..............................17

附录C（资料性）博物馆档案分类及档号编制规则表......................................19

参考文献.............................................................................21

I

DB41/T2160—2021

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

本文件由河南省文化和旅游厅提出并归口。

本文件起草单位：河南博物院。

本文件主要起草人：万捷、司秀琳、王蓓、张馨月、崔晓琳、曲乐、牛爱红、杨扬、卫潇洋、朱亚

辉、吴歌。

II

DB41/T2160—2021

博物馆档案管理规范

1范围

本文件规定了博物馆档案管理的总则、工作机构和人员、基础设施、分类、归档范围及保管期限、

形成与收集、整理与归档、保管与保护、鉴定与销毁、利用与开发等。

本文件适用于历史文化类博物馆档案的管理。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T7156文献保密等级代码与标识

GB/T9705文书档案案卷格式

GB/T11821照片档案管理规范

GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T17678.1CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管

理

GB/T18894电子文件归档与管理规范

GB/T50328建筑工程文件归档规范

DA/T1档案工作基本术语

DA/T2科学技术研究课题档案管理规范

DA/T13档号编制规则

DA/T15磁性载体档案管理与保护规范

DA/T18档案著录规则

DA/T22归档文件整理规则

DA/T28建设项目档案管理规范

DA/T32公务电子邮件归档与管理规则

DA/T40印章档案整理规则

DA/T50数码照片归档与管理规范

DA/T58电子档案管理基本术语

DA/T64.1纸质档案抢救与修复规范第1部分：破损登记划分

DA/T64.2纸质档案抢救与修复规范第2部分：档案保存现状的调查方法

DA/T64.3纸质档案抢救与修复规范第3部分：修复质量要求

DA/T64.4纸质档案抢救与修复规范第4部分：修复操作指南

DA/T69纸质归档文件装订规范

DA/T78录音录像档案管理规范

DA/T85政务服务事项电子文件归档规范

JGJ25档案馆建筑设计规范

WW/T0011馆藏出土竹木漆器类文物保护修复档案记录规范

WW/T0015馆藏丝织品藏品保护修复档案记录规范

1

DB41/T2160—2021

WW/T0020文物藏品档案规范

WW/T0023陶质彩绘文物保护修复档案记录规范

WW/T0027馆藏纸质文物保护修复档案记录规范

中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号.会计档案管理办法.2015年12月11日

审计署、国家档案局令第10号.审计机关审计档案管理规定.2012年11月28日

文化部、国家档案局令第21号.艺术档案管理办法.2001年12月31日

中共中央组织部.干部档案整理工作细则.1991年3月29日

最高人民法院、国家档案局.人民法院档案工作规定.2012年6月1日

3术语和定义

DA/T1、DA/T58界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

博物馆档案

博物馆在收藏、研究、展示、教育等主要职能工作中直接形成的、具有查考利用和保存价值的各种

文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。

4总则

4.1档案工作是博物馆管理的重要组成部分，应纳入博物馆整体规划，与各项业务工作同步部署、实

施。

4.2博物馆应依法健全档案工作管理制度，建立档案工作责任制，集中、统一管理本馆档案。

4.3落实安全责任制，从人防、技防、物防等方面保证档案实体管理和信息化管理安全。

5机构和人员

5.1博物馆应建立由分管档案工作的单位负责人，档案工作责任部门及相关部门负责人组成的档案工

作领导小组，协调处理档案工作重大事项。

5.2博物馆应设立档案工作机构，不具备档案工作机构设立条件的应指定档案工作负责部门和人员。

5.3档案工作机构或档案工作负责部门应配备专职档案工作人员，其他部门应指定专（兼）人员承担

本部门文件材料收集、整理和归档工作。

5.4档案工作人员应遵纪守法，政治可靠，熟悉博物馆工作。

5.5专职档案工作人员应为单位正式在编人员，具备档案专业大专以上学历，或同等学历，经省、市

档案局岗位培训并获得证书，具备档案管理、信息管理等相关知识背景，定期参加档案业务培训。兼职

或不具备前述知识背景的档案工作人员，应经过相关专业知识和技能培训。

5.6档案工作人员调离岗位或退休的，应在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离按照国家

有关保密法律法规执行。

6基础设施

6.1博物馆应分别设置档案办公用房，含整理用房、阅览用房和档案库房，并根据工作需要设置展览

用房、档案数字化用房、服务器机房等。不具备条件的可以按办公、整理、阅览等基本功能分区设置。

6.2档案库房应有防盗、防光、防高温、防火、防湿、防尘、防鼠、防虫等措施。

2

DB41/T2160—2021

6.3档案库房设计应符合JGJ25规定，温、湿度应符合GB/T18894对各类档案载体的保管要求。

6.4严格档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不应进入档案室。

6.5档案室中的档案柜、箱等装具，应排列有序，统一编号。

6.6档案室设备应定期检查，并及时排除隐患。

6.7按照档案信息化要求，建设或配备能够满足库房现代化管理、档案数字化、电子文件及电子档案

管理需求的基础设施设备。

7档案分类、归档范围及保管期限

7.1文书档案

博物馆从事党群工作、行政管理、业务管理等管理活动的文件材料。

7.2会计档案

博物馆在进行会计核算过程中接收或形成的，记录和反映博物馆经济业务事项的，具有保存价值的

文字、图表等各种形式的会计资料。

7.3人事档案

人事档案是博物馆在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治

品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以

及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。

7.4科技档案

7.4.1科研档案

科研档案是博物馆承担的科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果

管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件

材料以及标本、样本等实物。

7.4.2建设项目档案

建设项目档案是博物馆在进行新建、改建、扩建和技术改造等建设项目中形成的各种形式和载体的

文件材料。

7.4.3设备档案

设备档案是博物馆文物保护、安防消防、办公设备及其他设施设备在购置、安装、调试、使用、运

行、维修、改造、更新至报废的设备管理全过程中形成的各种形式和载体的文件材料。

7.5专业档案

7.5.1藏品档案

藏品档案是博物馆藏品在征集、鉴定、入藏、编目、保管、保护、利用和研究等工作过程中形成的

有关藏品本体属性、藏品管理工作和其他相关事项的各种形式和载体的文件材料，包括文字、图表、照

片、拓本、摹本、电子文件等。

7.5.2陈展档案

3

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陈展档案是博物馆陈列展览在选题、论证、总体设计、内容设计、艺术形式设计、施工制作、工程

监理及验收、陈列布展、开放准备及展出等工作过程中形成的各种形式和载体的文件材料。

7.5.3文保档案

文保档案是博物馆研究对抗自然力对藏品破坏的科学保护过程中形成的各种形式和载体的文件材

料，包括藏品成分结构分析及年代测定、藏品质变机理、藏品地下埋葬环境及博物馆保存环境分析、藏

品日常保养维护、藏品修复、藏品复制、自然标本制作等。

7.5.4社教档案

社教档案是博物馆为社会公共提供教育与服务过程中形成的各种形式和载体的文件材料，包括博物

馆观众研究，博物馆之友、会员和志愿工作者服务管理，为公众及科研研究、旅游观光和文化休闲等服

务项目的调研、设计、策划、推广、实施、提升的材料。

7.5.5信息化档案

信息化档案是构建涵盖博物馆工作的各个部门和一切职能的以藏品信息数据库为核心的网络平台

建设过程中形成的各种形式和载体的文件材料，包括博物馆各类数据库和网络平台建设、藏品安全保护

系统建设、智能化博物馆建筑系统建设等。

7.5.6文创档案

文创档案是博物馆提取、运用馆藏藏品的文化艺术元素设计、制作文创产品及营销过程中形成的各

种形式和载体的文件材料。包括文创产品设计理念、文物元素提取、设计要点、产品解读、研发、品牌

授权等。

7.5.7艺术展演档案

艺术展演档案是博物馆在艺术创作、艺术表演、文化交流等工作和活动中形成的各种形式和载体的

文件材料。

7.6音像档案

音像档案是博物馆日常活动中通过声音或影像记录的，具有保存价值的照片、录音、录像文件。

7.7实物档案

实物档案是印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物。

7.8其他档案

博物馆工作暂时不能归入上述分类的其他形式历史记录。

7.9电子档案

电子档案是上述档案的电子载体，是博物馆在履行法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子

设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种具有保存价值的的业务数据、公务电子邮件、网页信息

及社交媒体档案等信息记录；包括但不限于6.1～6.6、6.8电子形式载体及6.7的电子影像载体。

8档案形成和收集

4

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8.1形成

8.1.1博物馆履行主要职能活动应按照相关程序和要求形成归档文件材料。归档文件材料应真实、准

确、系统，组件齐全，内容完整。

8.1.2博物馆文件材料归档范围和保管期限见附录A。文书档案、会计档案、建设项目档案、专业档

案、音像档案、实物档案、电子档案依据其重要程度，保管期限分为永久和定期两类，其中建设项目档

案定期保管的档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际使用寿命；设备档案定期保存；干部档案

永久保存。

8.1.3档案材料著录应符合DA/T18要求；馆藏出土竹木漆器类文物保护修复档案记录应符WW/T0011

合的要求；馆藏丝织品藏品保护修复档案记录应符合WW/T0015的要求；陶质彩绘文物保护修复档案记

录应符合WW/T0023的要求；馆藏纸质文物保护修复档案记录应符合WW/T0027的要求。

8.2收集

8.2.1各部门参照附录A及时收集归档文件材料。

8.2.2收集档案要求：

a)归档文件资料应为原件，采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式，符合

有关标准要求。

b)归档文件资料应书绘工整，且字迹清楚，图样清晰，图表整洁，手续完备。

c)需永久、长期保存的文件，不应用易褪色的书写材料。

d)录音、影像文件声像清晰，应保证载体的有效性。

e)电子文件应连同元数据一并收集。

9档案整理和归档

9.1整理

9.1.1整理原则

为便于档案统一管理和利用，博物馆档案采用年度、机构（问题）、保管期限等分类项进行复式分

类，不同门类、载体或形式的档案分类方法应协调呼应。

整理应遵循文件材料自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值、保管期限、分

类整理，逐步实现件、卷融合。

9.1.2组卷（组件）

9.1.2.1文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件为单位进行整理，包括组件、

分类、排列、编号、编目等。

归档文件一般以每份文件为一件，件的构成应符合DA/T22的要求。

9.1.2.2会计档案、人事档案、科技档案、专业档案一般以卷（问题）为单位进行整理。

卷由件构成，由互有联系的若干文件组合而成，实行档案材料形成部门立卷制度。

跨年度文件应放在项目完结年立卷。

跨部门活动由各部门根据各自的职责范围分别收集、整理，交活动牵头部门汇总立卷。

组成的案卷应避免过厚或过薄，过厚时可分成若干卷，过薄时可将相近问题所形成的材料合并组卷；

对反映重要工作和重大活动以及涉密的文件材料，不限多少，单独立卷；不同密级、不同保管期限应分

别组卷。

9.1.2.3档案件（卷）整理、排序应符合下列要求：

5

DB41/T2160—2021

——件（卷）文件排序及分类应符合DA/T22的要求；

——文书档案应符合GB/T9705、DA/T22的要求；

——照片和数码照片应符合GB/T11821和DA/T50的要求；

——科技档案应符合GB/T11822要求；

——CAD图纸档案应符合GB/T17678.1的要求；

——电子档案、公文电子邮件应符合GB/T18894、DA/T32等文件的要求；

——科学技术研究课题档案应符合DA/T2的要求；

——音像及磁性载体形态档案整理应符合DA/T15、DA/T78的要求；

——纸质文件档案应符合DA/T22和DA/T69的要求；

——建筑工程文件应符合DA/T28和GB/T50328的要求；

——印章类应符合DA/T40要求；

——录音录像档案应符合DA/T78的要求；

——政务服务事项电子文件应符合DA/T85的要求；

——文物藏品档案应符合WW/T0020的要求。

——审计档案应符合《审计机关审计档案管理规定》的要求；

——艺术表演、文化交流、艺术研究创作档案应符合《艺术档案管理办法》的要求；

——会计档案应符合《会计档案管理办法》的要求；

——人事档案应符合《干部档案整理工作细则》的要求；

——法律事务档案应符合《人民法院档案工作规定》的要求；

——设备档案按立项审批、外购设备开箱验收、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运

行、维修等阶段或工作程序排序；

——展览档案、文物保护修复档案可参考科技档案，案卷按照可行性研究立项、方案论证、实验

研究、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列；

——社教档案、信息化档案案卷按照业务活动前期、中期、后期进行排序；

——文创产品类案卷按产品设计、工艺、工装、制造、定型等工作程序或按照产品系列、结构排

序。

9.1.3编制档号

9.1.3.1电子档案和纸质、实物档案应统一编号。

9.1.3.2归档文件应依档案分类和排列顺序逐卷/件编制档号。

9.1.3.3档号应符合DA/T13的要求，档案门类按照文书（WS）、会计（KJ）、人事（RS）、科技（KJ）、

专业（ZY）、音像（YX）、实物（SW）设置一级门类代码，按照藏品（ZY·CP）、陈展（ZY·CZ）、文保

（ZY·WB）设置专业档案二级门类代码。见表C.2。

9.2归档

9.2.1档案整理立卷完毕填写《档案移交登记表》（见表B.1），按期向档案管理部门移交归档。

9.2.2归档文件应完整、准确、系统，反映各工作项目的全过程。

9.2.3归档文件宜为原件。归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、

相关说明及描述上保持一致，如：安全评价报告（送审版）、安全评价报告（备案版）等。

9.2.4任何部门、个人不得将应归档文件资料据为己有或拒绝归档。

9.2.5档案管理人员接收归档文件时，应认真核对，并检查文件质量，确认符合归档要求后，在档案

《档案移交登记表》（见表B.1）签字，并双方各保留一份。

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10档案保管与保护

10.1基本要求

10.1.1档案存储和保管应确保实体安全和信息安全，根据档案载体的不同要求，选择符合要求的装具，

对档案进行存储和保管。

10.1.2档案保管部门应定期对档案资料进行审查、清点、鉴定。及时对受损、易损档案进行修复、复

制或作其他技术处理。档案修复应保持档案内容完整，维持档案原貌。档案修复前需做好登记和检查工

作，必要时进行复制备份，做出修复说明。

10.1.3永久保存档案，按规定保存20年，经过整理、鉴定后，连同“归档目录”（一式三份）向同

级档案馆移交，并办理交接手续。

10.2纸质档案

10.2.1档案应定期清理核对，档案数量发生变化时应有记录说明；

10.2.2档案应定期检查，对破损褪变的档案应进行修裱、复制和其它技术处理。纸质档案破损登记应

符合DA/T64.1的要求；纸质档案保存现状的调查应符合DA/T64.2的要求；纸质档案修复质量要求应

符合DA/T64.3的要求；纸质档案修复操作应符合DA/T64.4的要求。

10.3实物档案

10.3.1有条件的应专库、专柜保管。

10.3.2应存放在档案装具内，做到防尘、避光、防虫、防锈蚀。

10.3.3库房、档案柜保持整洁、定期除尘。

10.3.4为便于管理，应对归档实物档案进行拍照，照片纳入照片档案管理。

10.4电子档案

电子档案的保存应符合下列要求：

a)符合纸质档案办理完毕并具备保存价值的要求；

b)归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；

c)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；

d)存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；

e)定期对电子档案的保管情况、读取状况进行检查，发现问题及时处理，并建立台账；

f)超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，其删除和销毁应符合GB/T18894的要求；

g)为加强电子档案的管理，博物馆应建立电子档案管理系统。

11档案鉴定与销毁

11.1档案鉴定

11.1.1档案的鉴定是对档案的真伪、保存价值做出判断，确定档案的保管期限及判定档案存毁，使具

有价值的档案得到合理的保管和利用。

11.1.2档案鉴定工作贯穿博物馆档案管理全过程，以附录表A为依据，稳步依纪依法推进博物馆档案

的价值鉴定、质量鉴定、开放鉴定及存毁鉴定工作。

11.1.3按照GB/T7156的规定，成立档案鉴定工作小组，档案保管部门与相关业务部门共同参加，对

到期档案逐件审查，定期鉴定。

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DB41/T2160—2021

11.2档案销毁

11.2.1经鉴定小组鉴定、确认，对失去继续保存价值的档案，编制《档案销毁登记表》（见表B.8）

由分管档案工作单位负责人、档案部门负责人、相关业务部门负责人签署意见后登记并进行销毁。

11.2.2《档案销毁登记表》应严格审查，查点清楚后，方可销毁。销毁登记表永久保存。

11.2.3经鉴定批准销毁的档案，应送指定地点焚毁；不得将应销毁的档案作其他用途或当作废纸出售。

11.2.4销毁档案须有两名监销人，监销人应对销毁档案认真清点复核，档案销毁后，在销毁登记表上

注明“已销毁”和销毁日期，并在销毁登记表上签字。

12档案利用和开发

12.1档案利用

12.1.1建立档案定期统计工作机制，对档案的接收、移出、整理、鉴定、保管、利用、修复、借阅、

利用和销毁等情况进行统计。

12.1.2档案管理部门按DA/T1的规定，定期进行档案编目、标引、著录，通过检索工具提供咨询服

务。

12.1.3借阅、利用档案实行审批制度，履行登记手续，见表B.6，表B.7。

12.1.4兼有纸质与电子档案，优先查阅电子档案。

12.1.5借出档案以复印件为主，并在借出的档案位置放代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借

阅人，以便查阅和催还。

12.1.6借阅、利用的档案应妥善保管，不准涂改、勾画、拆卷、抽换，防止污损。用毕及时归还，并

办理注销手续，不准转借。

12.1.7归还纸质档案后,档案管理人员应及时检查,确保档案为原件,如发现丢失、损坏、缺页等情况,

应依照相关规定追究有关人员责任。

12.2档案开发

12.2.1积极推进档案信息开发工作，发挥档案价值。

12.2.2应加强档案信息化工作，建立档案数字化常态机制，应积极采用数据分析、文本挖掘等新方法，

扩展档案开发的力度和深度。

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附录A

（资料性）

博物馆档案归档范围和保管期限

表A.1给出了博物馆档案归档范围及档案保管期限。

表A.1博物馆档案归档范围和保管期限

序号归档范围保管期限

1文书档案材料

1.1会议材料

举办请示、批复、通知、参会人员名单、会议签到表、议程、报告、领导讲

1.1.1话、发言稿，会议讨论通过的文件、会议记录、决议、决定、纪要等,换届选举

结果；上级领导贺词、题词,重要的贺信、贺电，录音及会议视频影像资料讲话

1.1.1.1主办的重要工作会议、专题会议、承办国际性交流会议永久

1.1.1.2主办、协办的工作会议、协办重要会议、国际性交流会议10年

1.1.2会议简报，会议交流材料

1.1.2.1重要的30年

1.1.2.2一般的10年

筹备工作、选举工作形成的文件材料；小组会议记录、讨论未通过的文件材

1.1.310年

料资料

1.2党务、工会、妇委会、统战、共青团、纪检监察工作材料

制发的工作条例、规章制度、办法、工作规划、计划、工作报告、调研、总

1.2.1永久

结、文件及工作大事记

民主党派人员登记表及批复、入党（团）、转正、退党（团）、转入、转出等

1.2.2永久

决定、党团组织关系介绍信存根

1.2.3换届选举结果、党群机构设置、调整等文件通知永久

1.2.4党员花名册、工会会员名册、团员名册、统计年报永久

1.2.5专项活动工作通知、报告、重要调查材料、活动记录及活动总结报告

1.2.5.1重大的永久

1.2.5.2一般的10年

1.2.6纪检监察工作中形成的文件材料；违纪案件立案、调查、结论、处理材料

1.2.6.1重大的永久

1.2.6.2一般的30年

1.2.7党费、会费管理材料，年度计划、总结，劳保福利10年

1.3行政管理材料

上级机关、领导视察检查工作中形成的调查汇报文件材料，接待工作计划、

1.3.1

方案材料

1.3.1.1重要的永久

1.3.1.2一般的30年

1.3.2来函及本单位复函、本单位请示及上级机关批复、批示、决定、意见材料

1.3.2.1重要问题永久

1.3.2.2一般问题30年

1.3.3制发的工作规划、纲要、报告、总结、统计、目标责任等工作材料

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表A.1博物馆档案归档范围和保管期限（续）

序号归档范围