GB/T 44555-2024 电子凭证 会计档案封装技术要求

ICS3524099

CCSL.67.

中华人民共和国国家标准

GB/T44555—2024

电子凭证会计档案封装技术要求

Electronicalcredential—Technicalrequirementsforencapsulationof

accountingarchives

2024-08-23发布2024-08-23实施

国家市场监督管理总局发布

国家标准化管理委员会

GB/T44555—2024

目次

前言

…………………………Ⅲ

范围

1………………………1

规范性引用文件

2…………………………1

术语和定义

3………………1

缩略语

4……………………2

总体要求

5…………………2

档案整理要求

6……………2

信息系统要求

6.1………………………2

整理要求

6.2……………3

档案封装要求

7……………4

入账凭证封装要求

7.1…………………4

记账凭证封装要求

7.2…………………4

会计账簿封装要求

7.3…………………4

财务会计报告封装要求

7.4……………4

销毁及移交清册要求

7.5………………5

会计档案的封装要求

7.6………………5

附录资料性会计档案的封装结构

A()…………………6

附录资料性电子文件封装格式

B()……………………8

附录资料性电子文件封装格式

C()Schema…………19

参考文献

……………………27

Ⅰ

GB/T44555—2024

前言

本文件依据标准化工作导则第部分标准化文件的结构和起草规则的规定

GB/T1.1—2020《1:》

起草

。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利本文件的发布机构不承担识别专利的责任

。。

本文件由国家密码管理局提出并归口

。

本文件起草单位中华人民共和国国家档案局中国电子技术标准化研究院国家密码管理局中华

:、、、

人民共和国财政部北京四方启点科技有限公司北京数科网维技术有限责任公司普华永道咨询深

、、、(

圳有限公司百望股份有限公司北京缔联科技有限公司北京中科江南信息技术股份有限公司福建

)、、、、

博思软件股份有限公司航天信息股份有限公司山东省农业科学院北京市科学技术研究院北京用友

、、、、

政务软件股份有限公司金蝶软件中国有限公司深圳市中兴新云服务有限公司福建福昕软件开发

、()、、

股份有限公司友虹北京科技有限公司福昕鲲鹏北京信息科技有限公司深圳赟恒会计师事务所

、()、()、。

本文件主要起草人车昊珈陈亚军李绯张静魏国红程主董建邓高明王雷吕艳静陈琦

:、、、、、、、、、、、

于浩刘丹冯辉于震寰李凡张程肖勇陈翔刘丹彤王少康张释元杨吉云方俊刘平平王磊

、、、、、、、、、、、、、、、

沈子龙

。

Ⅲ

GB/T44555—2024

电子凭证会计档案封装技术要求

1范围

本文件规定了电子会计档案封装的总体要求档案整理要求档案封装要求并给出了会计档案的

、、,

封装结构

。

本文件适用于电子会计档案归档信息包的组织解析和利用

、。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款其中注日期的引用文

。,

件仅该日期对应的版本适用于本文件不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改单适用于

,;,()

本文件

。

所有部分可扩展商业报告语言技术规范

GB/T25500()(XBRL)

电子文件存储与交换格式版式文档

GB/T33190

所有部分党政机关电子公文格式规范

GB/T33476()

信息安全技术密码算法加密签名消息语法规范

GB/T35275SM2

信息安全技术安全电子签章密码技术规范

GB/T38540

电子凭证入账要求第部分总则

GB/T44554.11:

3术语和定义

界定的以及下列术语和定义适用于本文件

GB/T44554.1。

31

.

文档格式documentformat

文档内容与显现式样的组织形式

。

注文档格式一般遵循某种标准

:。

32

.

电子会计档案electronicaccountingarchive

通过计算机等电子设备形成传输接收和存储的会计档案

、、。

33

.

会计核算软件accountingsoftware

会计核算工作用的计算机应用软件

。

来源定义

[:GB/T24589.1—20103.1]

34

.

业务系统businesssystem

除会计核算系统外其他产生电子会计凭证的办公自动化系统报销系统合同管理系统企业资源

,、、、

计划系统等信息系统

。

35

.

组件comprise

按照要求明确件的构成并对件内文件排序的过程

。

1

GB/T44555—2024

36

.

封装encapsulation

将电子文件及其元数据按指定结构打包的过程

。

37

.

封装包encapsulationpackage

封装形成的数据单元

。

38

.

数字签名digitalsignature

附加在数据单元上的数据或是对数据单元所作的密码交换这种数据或变换允许数据单元的接收

,,

者用以确认数据单元的来源和完整性并保护数据防止被人例如接收者伪造或抵赖

,()。

来源

[GB/T33190—2016,3.3]

39

.

入账信息accountingdetailinformation

外来原始凭证记账情况的详细信息

。

注根据会计规则可能仅将原始凭证的部分数额计入会计账目也可能将一张凭证计入一个以上会计科目

:,,。

4缩略语

下列缩略语适用于本文件

。

联合图形专家组

JPEG:(JointPhotographicExpertsGroup)

开放式版式文档格式

OFD:(OpenFixed-LayoutDocumentformat)

开放式封装包

OPG:(OpenPackage)

便携式文档格式

PDF:(PortableDocumentFormat)

可扩展置标语言

XML:(eXtensibleMarkupLanguage)

可扩展商业报告语言

XBRL:(eXtensibleBusinessReportingLanguage)

5总体要求

列入归档范围的电子文件应根据会计核算活动的特点确定如按照会计单位类型确定等

,。

对电子会计档案封装应实现如下目标

:

维护其中电子文件与其元数据的完整性

a);

维护会计核算活动中整理形成的文件关联关系

b);

档案封装包独立于特定软硬件技术和平台在国家档案管理的有关规定的保管期限内可读可

c),

理解

;

利于解析检索和利用包中的数据

d)、。

6档案整理要求

61信息系统要求

.

作为会计档案保存的各种文件一般产生于三类信息系统或软件即单位外部的凭证生成系统单

,,、

位内的业务系统和会计核算软件系统各种会计资料经会计核算软件或相应功能模块归档整理后移

(),

交进入电子会计档案管理系统各系统功能定位如下

,。

产生外来原始凭证的各类信息系统称单位外部的凭证生成系统如税务系统票据管理系统

a),、、

2

GB/T44555—2024

售票系统网上银行系统等单位外部的凭证生成系统应生成符合入账及归档要求的会计凭

、。

证包括发票采购财政票据缴款书航空行程单铁路客运报销凭证车船客运报销凭证

,()、、、、、、

银行回单等

。

各单位建设或使用的辅助单位业务办理并可产生自制原始凭证的各类信息系统统称单位内

b)、

的业务系统如办公自动化系统合同管理系统企业资源计划系统报销系统税务系统等

,、、、、。

单位内的业务系统应生成符合入账及归档要求的原始凭证包括业务审批单订单合同

,、/、

出入库单报销审批单发票销售等

/、、()。

会计核算软件应生成符合归档要求的记账凭证会计账簿财务会计报告及其他会计资料等会

c)、、

计资料

。

电子会计档案管理系统负责电子会计档案的移交接收管理长期保存和共享利用应支持识

d)、、,

别处理符合入账及归档要求会计凭证记账凭证会计账簿财务会计报告和其他会计资料

、、、、。

62整理要求

.

621会计凭证整理要求

..

会计凭证应按照如下要求整理

:

单位外部凭证生成系统形成的电子凭证应经过查验证明合法真实后再作为记账依据

a),,;

单位内业务系统形成的电子会计资料应经过经办审核审批等必要的审签程序内容及元数

b)、、,

据齐全完整符合档案等相关国家标准或行业标准

,;

单位内会计核算软件形成的记账凭证会计账簿财务会计报告及其他会计资料应经过经办

c)、、,、

审核审批等必要的审签程序内容及元数据齐全完整符合会计档案等相关国家标准或行业

、,,、

标准

。

622会计凭证组件组卷及排列

..、

会计凭证应按照如下要求组件组卷及排列

、。

电子会计凭证按记账凭证号组件记账凭证及其附带的原始凭证等组成一件件内按照记账

a),。“

凭证内部原始凭证外来原始凭证的顺序排列

、、”。

电子会计凭证一般按时间组卷即将电子会计凭证按适当的时间周期如周月季度等组

b),(、、)

卷一般以月为单位卷内电子会计凭证按记账凭证号先后顺序排列

,。。

实行电子会计凭证分类的按类型及时间分别组卷不同类型的电子会计凭证不应组成一卷

c),,;

电子会计凭证案卷按时间先后顺序排列实行电子会计凭证分类的电子会计凭证案卷按类

。,

型结合时间顺序排列

。

同一记账凭证号的会计凭证存在不同记录形式时可分别按照不同记录形式进行整理并以元

d),,

数据的方式记录其关联关系如记账凭证为电子形式原始凭证为纸质形式时记账凭证按电

。、,

子档案形式整理成为一件电子档案原始凭证以纸质档案形式整理成为另一件纸质档案

,;,。

同一记账凭证号的会计凭证存在不同记录形式时在记账凭证的相应元数据中注明其原始凭

e),

证号在原始凭证适当位置注明其对应记账凭证号为了便利电子形式下调阅纸质原始凭证

,。,

的扫描件可与电子凭证一同组织和封装

。

623会计账簿组件组卷及排列

..、

会计账簿应按照如下要求组件组卷及排列

、。

电子会计账簿按科目会计周期结合单个电子文件中可存储的数据量组件其中电子固定

a)、,。,

资产卡片按固定资产编号组件同一编号的电子固定资产卡片组成一件

,。

3

GB/T44555—2024

电子会计账簿在一个会计年度内按类型定期组卷

b)。

卷内电子会计账簿按形成时间先后顺序排列

c)。

不同类型的电子会计账簿按总账明细账银行存款日记账现金日记账固定资产卡片辅助

d)、、、、、

性账簿的顺序排列同一类型的电子会计账簿按时间顺序排列

,。

624财务会计报告组件组卷及排列

..、

财务会计报告及其他资料应按照如下要求组件组卷及排列

、:

电子财务会计报告按类型结合周期组件不同类型不同周期的报告不应组成一件

a),、;

电子财务会计报告按月报季报半年报年报分别组卷

b)、、、;

卷内电子财务会计报告按形成时间先后顺序排列

c);

电子财务会计报告案卷按月报季报半年报年报的顺序排列同一类型电子财务会计报告案

d)、、、,

卷按时间先后顺序排列

。

625其他会计资料组件组卷及排列

..、

其他会计资料应按照如下要求组件组卷及排列

、:

除凭证账簿和财务会计报告的其他电子会计资料按类别结合时间整理和组卷不同类别和保

a)、,

管期限的电子会计资料不应组成一卷

;

卷内电子会计资料按形成时间顺序排列

b)。

7档案封装要求

71入账凭证封装要求

.

电子凭证入账后应按照电子凭证会计数据标准的有关要求及时生成入账信息入账信息结构化数

,,

据应符合所有部分的规定

GB/T25500()。

电子入账信息生成后应建立与原始凭证的关联关系在电子会计档案管理等相关信息系统中呈

,。

现时入账信息在前开具方原始凭证在后各自以独立页面方式显示

,,,。

72记账凭证封装要求

.

记账凭证封装应包含以下内容

:

记账凭证

a);

业务活动证明如报销审批单业务审批单等

b),、;

业务活动的背景材料或证明性材料例如合同订单会议的签到表等

c),、、;

外部原始凭证如发票财政票据等

d),、;

可选附属原始凭证对应的银行回单

e)();

可选其他需要归档的资料

f)()。

记账凭证的组件封装结构见附录中的记账凭证册的组件封装结构见当使用文件

、AA.1,、A.2。

组合方式实现记账凭证封装结构时