DB4602/T 13-2022 会展运营导则

ICS03.080

CCSA10

4602

三亚市地方标准

DB4602/T13—2022

会展运营导则

Guidelinesfororganizingexhibitions

2022-11-23发布2022-12-01实施

三亚市市场监督管理局  发布

DB4602/T13—2022

目次

前言................................................................................III

1范围...............................................................................1

2规范性引用文件.....................................................................1

3术语和定义.........................................................................3

4总体要求...........................................................................5

5会议管理要求.......................................................................5

5.1会议运营管理....................................................................5

5.2会议工程管理与服务..............................................................8

5.3管理和操作要求..................................................................9

5.4安全防范对象...................................................................10

5.5临时搭建舞台、看台风险类型.....................................................10

5.6安装、拆装安全操作规程.........................................................10

5.7舞台专业岗位安全操作规程.......................................................11

5.8技术要求.......................................................................11

6展馆、展览会管理要求..............................................................12

6.1展馆、展览会运营管理...........................................................12

6.2展览会工程管理与服务...........................................................14

6.3会展商务管理与服务.............................................................15

6.3.3必要说明....................................................................15

6.3.4会展设施....................................................................15

6.3.5标准与预案..................................................................15

6.3.6监督与整改..................................................................15

6.3.7客户投诉....................................................................15

6.3.8投诉处理....................................................................16

7绿色会展..........................................................................16

7.1总体原则.......................................................................16

7.2筹备阶段.......................................................................16

7.3布展阶段.......................................................................16

7.4展出阶段.......................................................................17

7.5出行与生活垃圾.................................................................17

7.6撤展阶段.......................................................................17

7.7固体废物处理...................................................................18

8会议型酒店运营管理与服务..........................................................18

8.1基本要求.......................................................................18

8.2会议管理及要求.................................................................18

8.3会议室.........................................................................18

I

DB4602/T13—2022

8.4服务人员.......................................................................18

8.5服务礼仪和行为举止.............................................................18

8.6会议服务.......................................................................18

9线上数字会展......................................................................19

9.1要求...........................................................................19

9.2服务流程.......................................................................19

9.3服务内容.......................................................................20

10公共卫生事件防控.................................................................22

10.1活动主办单位承担疫情防控主体责任..............................................22

10.2场馆运营单位承担疫情防控属地管理责任..........................................22

10.3活动参与方承担联防联控职责....................................................23

10.4工作人员健康管理..............................................................23

10.5物资准备......................................................................23

10.6工作细则......................................................................23

10.7其他要求......................................................................24

11安保管理与服务...................................................................25

11.1会展分类与风险分级............................................................25

11.2搭建(进场)和拆除(撤馆)时间....................................................25

11.3要求..........................................................................25

11.4安全职责......................................................................28

11.5场外制作单位安全职责..........................................................32

11.6监理单位职责与内容............................................................32

11.7大型会展安全保护服务流程......................................................32

12会展申报与审批...................................................................33

12.1立项申请单位资质要求..........................................................33

12.2立项申请流程..................................................................33

12.3审批指南......................................................................33

附录A（资料性）会议策划内容.......................................................35

附录B（资料性）会议荷载要求.......................................................36

附录C（资料性）承诺书（模板）.....................................................41

C.1会展基本信息...................................................................41

C.2申请人郑重承诺如下：...........................................................41

附录D（资料性）介绍信.............................................................42

II

DB4602/T13—2022

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

本文件的某些内容可能涉及专利，本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由三亚市商务局提出并归口。

本文件起草单位：三亚市商务局、海南会展产业协会、海南热带海洋学院、三亚学院、海南省华

侨商业学校。

本文件主要起草人：黄微莉、傅琼、曹念东、吴白沫、熊源涛、游欢、张华云、李丽政、刘永亮、

郭天祥、吴振荣、郭少俊、蔡光明、黄源、吴小虎、冯光军、林慧、雷春、宋红娟、刘红霞、李斌。

III

DB4602/T13—2022

会展运营导则

1范围

本文件规定了会展的术语和定义、总体要求、会议管理要求、展馆、展览会管理要求、绿色会展、

会议型酒店运营管理与服务、线上数字会展、公共卫生事件防控、安保管理与服务、会展申报与审批等

范围。

本文件适用于三亚会展行业的管理与服务，其他市县可参考使用。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T700-2006碳素结构钢

GB/T1231-2006钢结构用高强度大六角头螺栓、大六角螺母、垫圈技术条件

GB2894安全标志及其使用导则

GB/T3091低压流体输送用焊接钢管

GB/T3787手持式电动工具的管理、使用、检查和维修安全技术规程

GB/T5082起重机手势信号

GB/T5182叉车货叉技术要求和试验方法

GB/T6067起重机械安全规程第1部分：总则

GB6095安全带

GB7000.217灯具第2-17部分：特殊要求舞台灯光、电视、电影及摄影场所（室内外）用灯具

GB/T7659焊接结构用铸钢件

GB/T9846普通胶合板

GB/T10001.1公共信息图形符号第1部分：通用符号

GB/T10001.2公共信息图形符号第2部分：旅游休闲符号

GB/T10001.9公共信息图形符号第9部分：无障碍设施符号

GB/T10827.1工业车辆安全要求和验证第1部分：自行式工业车辆（除无人驾驶车辆、伸缩臂

式叉车和载运车）

GB13495.1消防安全标志第1部分：标志

GB/T13869用电安全导则

GB/T16895.25建筑物电气装置第7-711部分：特殊装置或场所的要求-展览馆、陈列室和展位

GB17167用能单位能源计量器具配备和管理通则

GB/T17242投诉处理指南

GB17945消防应急照明和疏散指示系统

GB/T17981空气调节系统经济运行

GB18582建筑用墙面涂料中有害物质限量

GB/T18883室内空气质量标准

1

DB4602/T13—2022

GB/T19001质量管理体系要求

GB19517国家电气设备安全技术规范

GB21148足部防护安全鞋

GB/T21431建筑物防雷装置检测技术规范

GB/T21639基于IP网络的视讯会议系统总技术要求

GB/T21640基于IP网络的视讯会议系统设备互通技术要求

GB/T21641基于不同技术的应急视讯会议系统互通技术要求

GB/T23331能源管理体系要求及使用指南

GB/T24001环境管理体系要求及使用指南

GB/T25849移动式升降工作平台-设计计算、安全要求和测试方法

GB/T26165经济贸易展览会术语

GB/T27548移动式升降平台安全规则、检查、维护和操作

GB/T30520会议分类和术语

GB/T33490展览展示工程服务基本要求

GB/T34395-2017展览场馆功能性设计指南

GB/T35601绿色产品评价人造板和木质地板

GB/T36507工业车辆使用、操作与维护安全规范

GB/T36681-2018展览场馆服务管理规范

GB/T37073展览展示工程企业能力评价导则

GB39800.1个体防护装备配备规范第1部分：总则

GB40160升降工作平台安全规则

GB/T40248人员密集场所消防安全管理

GB/T41129绿色展台评价指南

GB50016建筑设计防火规范

GB/T50034建筑照明设计标准

GB/T50054低压配电设计规范

GB/T50055通用用电设备配电设计规范

GB50140建筑灭火器配置设计规范

GB50168电气装置安装工程、电缆线路、施工及验收规范

GB/T50189公共建筑节能设计标准

GB/T50222-2017建筑内部装修设计防火规范

GB50327住宅装饰装修工程施工规范

GB50444建筑灭火器配置验收及检查规范

GB50635会议电视会场系统工程设计规范

GB50793会议电视会场系统工程施工及验收规范

GB50799电子会议系统工程设计规范

GB51043电子会议系统工程施工与质量验收规范

CJ/T164节水型生活用水器具

GY5055扩声、会议系统安装工程施工及验收规范

JB/T9008.2钢丝绳电动葫芦

JB/T7334手拉葫芦

2

DB4602/T13—2022

JB/T9010手拉葫芦安全规则

JGJ80建筑施工高处作业安全技术规范

JGJ/T128建筑施工门式钢管脚手架安全技术标准

LB/T059会议服务机构经营与服务规范

RB/T308展览服务认证要求

SB/T10409商业服务业顾客满意度测评规范

SB/T10852展览场馆运营服务规范

SB/T10853展览服务(布展工程)单位运营服务规范

WS394公共场所集中空调通风系统卫生规范

WS696新冠肺炎疫情期间办公场所和公共场所空调通风系统运行管理卫生规范

YD/T3243远程呈现视频会议系统业务需求

YD/T3244远程呈现视频会议系统系统架构

YD/T5032会议电视系统工程设计规范

YD/T5033会议电视系统工程验收规范

DB46/T480-2019酒店会议服务规范

3术语和定义

GB/T26165-2010、GB/T30520-2014界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

会展

会议和展览会活动的总称。

3.2

展览会

在一定地域空间和有限时间区间内举办的，以产品、技术、服务的展示、参观、洽谈和信息交流为

主要目标的，有多人参与的群众性活动。

[来源:GB/T26165-2010,定义2.1.1，有修改]

3.3

绿色运营

在包括筹备、布展、展出及撤展等展览会运营全过程中贯彻绿色理念，优先选用环保设计、技术、

工艺、设备和材料，高效利用能源和资源，减少污染物和固体废物产生,提高展览会资源利用效率的行

为。

3.4

指导单位

对本会展单位业务工作进行布置、指导和评价的上级主管单位。

3.5

主办单位

策划、运营展览会，拥有并对展览会活动承担主要责任的组织。

[来源:GB/T26165-2010,2.3.1]

3.6

承办单位

3

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受主办单位（3.5）委托，承担、协助、参与会展（3.1）策划或运营的组织。

[来源:GB/T26165-2010,2.3.2]

3.7

协办单位

协助主办（或承办）单位举办会展（3.1）的组织。

[来源:GB/T26165-2010,2.3.3]

3.8

支持单位

向会展（3.1）或其相关活动提供有效资源的组织。

[来源:GB/T26165-2010,2.3.4]

3.9

参展商

签订参展合同，履行合同义务，拥有展台使用权，展示产品、技术和服务的组织。

[来源:GB/T26165-2010,2.3.5]

3.10

专业观众

会展展出期间，出于收集信息、采购洽谈、联络参展商等专业或商业目的参加会展的观众。

[来源:GB/T26165-2010,2.3.10]

3.11

服务商

为会展提供专业配套服务的供应商。

3.12

标准展位

国际上通称的采用统一标准规格的展位，又名标摊。通常为占地9m2(3m×3m)的展示空间，有

三面展板，一面开口，配有射灯、洽谈桌、椅子等。

3.13

会议

在特定的时间和空间，通过发言、讨论、演示、商议、表决等多种形式，以表达议事协调、交流信

息、传播知识、推荐联络等目的的一定人数的集体活动。

[来源：GB/T30520-2014,3.1.1]

3.14

国际会议

由来自3个或3个以上的国家或地区(含港澳台)的代表参加的会议，或境外参会代表占全部参会人数

25%含以上的会议。

[来源：GB/T30520-2014,3.1.2，有修改]

3.15

工程管理

通过一定的组织形式，用系统工程的观点、理论和方法对工程建设项目生命周期内的所有工作进行

设计、规划及约束。

3.16

线上数字会展

4

DB4602/T13—2022

基于互联网技术和思想下的新型展览会模式，是以互联网为基础，将云计算、大数据、移动互联网

技术、社交社群与会展行业展示、撮合、商洽等服务特点相结合，从而形成全方位立体化的新型线上数

字会展服务模式。

3.17

线上数字会展主办单位、承办单位

拥有互联网运营资质，建立线上独立运营平台，全面主导会展组织运营、参展商及观众邀请，搭建

数字化展示、撮合、商洽平台，提供在线直播、一对一线上商洽服务的组织者。

4总体要求

4.1展览会场馆的组织、人员和设施设备和管理体系应符合GB/T36681-2018第4章的要求。

4.2酒店会议的设施设备、服务人员、服务礼仪、言行举止应符合DB46/T480-2019第4章的要求。

4.3主办单位应具有独立法人资格，能够承担民事责任，并具有满足生产经营、管理和服务的组织机

构和规章制度。

4.4展览会展示工程设计和实施应符合国家消防、安全、卫生、环境保护等有关法律法规和标准，符

合布展简约化、构件标准化、材料环保化的要求，并贯穿设计、构架、选材、施工、展出、固体废物处

理等全过程。

4.5应加强对可持续发展理念的宣传，在展览会工作中，对参与展览会的单位或个人采用教育方式贯

彻可持续发展理念和环保意识。

4.6公共信息导向系统设置规范、导向正确，图形符号使用应符合GB/T10001.1、GB/T10001.2、GB/T

10001.9的要求。消防标志使用应符合GB13495.1的要求。

4.7主办单位、承办单位、会展场馆宜按GB/T19001、GB/T23331、GB/T24001、RB/T308要求，建

立质量、能源、环境等管理体系认证并实施。

4.8会展活动按照“谁举办、谁负责，谁组织、谁负责”的原则和行业自律准则进行规范运作和管理。

5会议管理要求

5.1会议运营管理

5.1.1通用要求

会议服务机构经营服务应符合LB/T059的要求，应建立与会议服务环境相适应的符合消防、环保

和职业健康安全要求的环境和职业健康安全管理体系，预防环境污染，确保与会者、工作人员和相关方

的健康安全。

营业范围应包含会议服务。建立完善的现场临时执行人员培训机制，明确工作流程。主承办双方签

订保密协议，遵守行业自律。

针对与会人员人、财、物及餐饮、交通和各类活动制订会议应急预案，确保安全，有效预防突发事

件发生。

5.1.2会议调研

承办单位应针对主办方拟定的会议主题、内容和形式确定调研对象进行调研，更好帮助主办方安排

活动流程，调研流程为：

5

DB4602/T13—2022

——对会议要求进行可行性分析；

——设计调研流程，并按照流程实施调研；

——对调研收集的信息数据进行统计分析，撰写调研报告，为会议策划方案提供理论依据。

5.1.3会议策划

主办单位应对会议项目和会议组织管理进行策划，并形成策划方案见附录A，确保：

——会议服务能够满足项目需求，并可提供相应数据反馈；

——会议时间、地点、内容、参会人员及规模、传播方式等要求明确；

——会议流程明确可操作；

——会议物料宜使用可循环环保材料；

——现有人力、财力和物力资源，能够保障会议服务。

5.1.4会前服务

承办单位应对会前服务进行策划，并建立会前服务相关制度或流程，以确认服务要求。服务包括：

——与会议主办方洽谈，了解相关会议需求，确定基本预算；

——在调研基础上，采集会议所需要的航班、火车/汽车班次、住宿、餐饮、参观旅游、会议场

所、交通等信息，制定会议方案；

——利用网络向主办方传送会议场地、住宿、餐饮、娱乐等方面的实景资料；

——如有需求，可派专人协助主办方实地考察会议举办地的餐饮、住宿、会议场地、安保卫生、

交通等相关方面的情况；

——成立会议组织机构，落实工作人员，签订会议有关服务合同，确定会议议程；

——发出会议通知或会议邀请函；

——制订会议流程中突发事件的应急预案和机制；

——确认会议流程中相关各方的人员分工，明确责任；

——根据主办方要求，完成会议现场的物料搭建及布置；

——会议现场布置完成后，组织会议主办方进行彩排及预演；

——完成会议相关定制物品采购；

——按要求完成会议的安全申报。

5.1.5会中服务

承办单位应对会中服务进行策划，并建立会中服务相关制度或流程，以确认服务要求，服务包括：

——准备：准备好会议资料、会议用品、会议演讲稿等相关物品；

——检查：专人到会议场所检查条幅、灯光、屏显、音响、茶饮、安保消防等；

——接待：在会议场所提前摆放好欢迎条幅、欢迎牌、签到台、桌签、指示牌等，落实接待服务

人员，必要时提供专人负责机场、车站的礼仪、接站、公关等服务；如遇贵宾参会，应设置

贵宾接待流程；

——注册：根据会议邀约名单，统计到会人数，并安排住宿、餐饮、会议流程通知等相关事宜；

——住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊需求；

——餐饮：用餐时间、用餐标准及其他特殊需求的安排；

——翻译：国际性会议须配备同声传译或主要语种的外语翻译；

——执行：按照既定会议流程、人员分工及主办方要求，完成整场会议的执行工作；

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DB4602/T13—2022

——其他：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

5.1.6会后服务

承办单位应对会后服务进行策划，并建立会后服务相关制度或流程，以确认服务要求，服务包括：

——经费结算：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，有专人与客户进行核对并结账；

——资料收集：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录、花名册、会议资料汇总等；

——回访：定期回访和最新资讯反馈；

——总结及改进。

5.1.7现场管理

承办单位应建立现场管理程序或流程，按计划在受控状态下提供会议服务，包括：

——报到接待，包括残障参会人员和贵宾会前休息室接待；

——按策划要求进行会前准备，如桌签、茶水、毛巾、麦克风、摄影、同传设备、引导标志、标

语、广告、入口欢迎牌等；

——会议现场服务，主要包括：参加会议人员的接待工作；现场会议室的确定，投影仪，需要的

文件的准备；会议用餐及住宿安排；交通及路线的安排；现场会议签到；现场茶水准备；会

议资料整理等处理好会议中出现的问题；

——会议场所秩序管理；

——餐饮服务及垃圾分类管理；

——住宿服务；

——会议服务人员（志愿者、摄影师、礼仪、演艺人员）；

——会议安全保卫服务；

——会议的医务服务。

5.1.8服务质量测量

主办单位应制定与服务内容相适宜的测量指标，可通过设置服务评价器、服务监控器、电话录音等

手段，以及采集顾客投诉、服务满意度信息等方式，获取服务质量信息。满意度测评执行SB/T10409

的规定,顾客投诉处理执行GB/T17242的规定。

5.1.9总结

承办单位应对会议的情况进行总结，以识别潜在需求和改进机会；必要时上报给政府归口部门。

5.1.10跟踪服务

5.1.10.1回访

承办单位应建立服务跟踪和信息反馈程序，跟踪时间宜为1～3个月进行回访：

——主办单位应设立专门的机构和人员，进行会后电话回访，并公布投诉电话；

——回访的原始记录应予以保存，回访意见应及时处理及反馈。

5.1.10.2跟踪

主办单位应建立服务跟踪和信息反馈程序。包括建立参会人员的档案：

——参会人员电话回访和满意度测评规定；

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DB4602/T13—2022

——参会人员意见、投诉处理、沟通程序和反馈程序；

——第三方对参会人员测评结果和投诉信息的反馈程序。

5.2会议工程管理与服务

5.2.1基本要求

5.2.1.1设计和规划

5.2.1.1.1应根据会议的类型和规模进行设计和规划。

5.2.1.1.2会议电视会场系统工程设计应符合GB50635的要求。

5.2.1.1.3电子会议系统工程设计应符合GB50799的要求。

5.2.1.2施工与验收

5.2.1.2.1会议电视会场系统工程施工及验收应符合GB50793的要求。

5.2.1.2.2电子会议系统工程施工与质量验收GB51043的要求。

5.2.1.2.3舞台灯光、电视、电影及摄影场所（室内外）用灯具应符合GB7000.217的要求。扩声、

会议系统安装工程施工及验收应符合GY5055的要求。

5.2.1.3技术要求

5.2.1.3.1基于IP网络的视讯会议系统总技术应符合GB/T21639要求。

5.2.1.3.2基于IP网络的视讯会议系统设备互通技术应符合GB/T21640要求。

5.2.1.3.3基于不同技术的应急视讯会议系统互通技术应符合GB/T21641要求。

5.2.2总体要求

临时搭建舞台在设计、安装、排练、演出、拆装过程中应避免舞台主体安全、舞台吊装设备安全、

演职人员安全和观众安全等事故隐患，对可预知的风险进行有针对性的防范。

舞台台面、舞台台上设施、舞台台下设施、舞台附属设施在结构、抗风防倾覆、吊挂设备、演出工

艺、安装工艺、电气安全等安全技术应符合国家标准和行业标准相关要求。

5.2.3材料安全技术要求

5.2.3.1材料性能要求

材料性能要求主要包括：

——用于舞台桁架具有承载能力的铝合金管，硬度必须大于韦氏16°，性能参数不应低于6082

－T6铝合金，必须使用焊接成型的挤压型材，焊接性能参数不应低于管材性能参数；

——型材特指经过热处理可强化合金，退火后可成型、可焊接、可加工；

——用于舞台主体搭建的铝合金型材，硬度必须大于韦氏14°，宜采用6061－T5或8082－T6，

性能参数不应低于6061-T5铝合金，必须使用焊接成型的挤压型材，性能满足矫直、矫平

要求；

——舞台、看台使用的各种辅助铝合金铸造材料，硬度必须大于韦氏14°且符合6061－T5性能

参数要求；

——舞台、看台使用的螺栓等连接件，必须符合GB/T1231-2006中8.8级以上强度；

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