DB43/T 2885-2023 党政机关会议服务规范

ICS03.080.30

CCSA12

43

湖南省地方标准

DB43/T2885—2023

党政机关会议服务规范

SpecificationforconferenceserviceofPartyand

governmentorganizations

2023-12-20发布2024-03-20实施

湖南省市场监督管理局发布

DB43/T2885—2023

目次

前言························································································································Ⅲ

1范围·····················································································································1

2规范性引用文件······································································································1

3术语和定义············································································································1

4服务保障要求·········································································································1

4.1服务人员·········································································································1

4.2食宿与交通······································································································2

4.3通信与医疗······································································································2

4.4设施设备运行···································································································2

4.5安全与应急······································································································3

5通用服务要求·········································································································3

5.1会议预订·········································································································3

5.2会议需求确认···································································································3

5.3会前准备·········································································································3

5.4会中服务·········································································································4

5.5会后服务·········································································································4

5.6节约与环保······································································································5

6个性服务要求·········································································································5

6.1视频会议·········································································································5

6.2仪式···············································································································6

6.3新闻发布会······································································································7

6.4会见···············································································································7

7服务评价与改进······································································································8

附录A（资料性）服务人员仪态仪表·············································································9

附录B（资料性）突发事件现场处理方法·····································································13

附录C（资料性）会议预订表····················································································15

附录D（规范性）会场清洁卫生要求···········································································18

附录E（资料性）常用会场座次安排···········································································19

附录F（资料性）会场布置·······················································································23

附录G（资料性）设施设备布置和调试········································································26

附录H（资料性）续茶服务·······················································································28

附录I（资料性）满意度评价指标··············································································29

参考文献··················································································································30

I

DB43/T2885—2023

II

DB43/T2885—2023

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规

定起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由湖南省机关事务管理局提出并归口。

本文件起草单位：长沙市机关事务管理局、湖南经纬标准化事务所（有限合伙）、长沙市直属机关

后勤服务中心。

本文件主要起草人：姜开顺、邓亮波、刘正乾、李逸杰、肖学锋、江建红、吴劲松、林克勤、曾洁、

王寒彬。

III

DB43/T2885—2023

IV

DB43/T2885—2023

党政机关会议服务规范

1范围

本文件规定了党政机关会议服务的服务保障要求、通用服务要求、个性服务要求、服务评价与改进。

本文件适用于使用财政资金的各级党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机

关、检察机关、各民主党派机关、工商联，以及工会、共青团、妇联等人民团体和参照公务员法管理的

事业单位的会议服务，其他会议服务可参照使用。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T30520会议分类和术语

3术语和定义

GB/T30520界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

党政机关会议服务conferenceserviceofPartyandgovernmentorganizations

为党政机关各类会议提供的接待服务保障等活动。

注1：会议服务包括食宿安排、交通保障、接送站、会场服务、通信保障、医疗保障、设施设备运行保障等。

注2：会场服务包括会场布置、现场引导、茶水供应、卫生保洁、设备运行保障等。

[来源：GB/T41568—2022，6.2，有修改]

3.2

主办方organizer

独立或联合发起、举办会议并承担主要法律责任的组织。

[来源：GB/T30520—2014，3.2.1，有修改]

3.3

服务方host

具有一定资质，接受主办方的委托，具体负责所有或部分会务事宜的组织。

注：服务方可以是党政机关成立的专门机构或内设部门，也可以是采用政府购买服务形式确定的第三方机构。

[来源：GB/T30520—2014，3.2.2，有修改]

4服务保障要求

4.1服务人员

4.1.1应按主办方要求通过政治审查、进行健康体检。

1

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4.1.2应具备良好的个人素质、服务技能和良好的仪态仪表，仪态仪表见附录A。

4.1.3应接受岗前培训，并定期接受技能和保密等培训。

4.1.4应严格遵守保密规定，不应泄露会议内容，不应翻录和私留会议材料。涉密会议服务人员还应

签订保密承诺书或保密责任状，必要时联合保密行政管理部门开展保密宣传教育及保密检查，履行的保

密职责包括但不限于：

a）对可能接触的会议内容、文件等资料保密；

b）不私发会议视频、音频，不议论和散播会议内容和参会人员讲话内容；

c）不私自收集、保管和发布会议资料。

4.1.5服务方应按表1配备服务人员数量。

表1服务人员数量

会议类型会议类型说明服务人员数量

按照会议批准文件配备服

一类会议党代会、人代会、政协全会等

务人员数量

省、市、县（市）区委全会，人大常委会会议、政府全会、政协常委

会会议、纪委全会，省、市、县（市）区委工作会，政府工作会；各民服务人员控制在参会人数

二类会议

主党派、工商联和人民团体代表大会；以省、市、县（市）区委和政府的15％以内

名义召开的其他会议

部门会议（包括部门工作会议、专业性会议）及其他不属于一、二类服务人员控制在参会人数

三类会议

的会议的10％以内

4.2食宿与交通

4.2.1会前应做好参会人员车辆通行、停放等安排。

4.2.2协助有需要的参会人员预订食宿时，应了解食宿人数、食宿时间、食宿定额、用餐习俗和禁忌、

用餐形式和房间类型等信息。

4.2.3协助有需要的参会人员预订车票或机票时，应了解人数、时间、车次或航班号等相关信息。

4.2.4为有需要的参会人员提供接送站协助服务时，应确认接送时间、地点、接送人员名单、接送车

辆等信息，为接送车辆预留停车位，并做好停车引导工作。

4.3通信与医疗

4.3.1主办方有通信保障服务需求时应按要求提供服务，包括但不限于：

a）协助主办方与通信运营商及相关部门做好通信保障的协调工作；

b）为通信保障车预留停车位，并做好停车引导工作。

4.3.2主办方有医疗保障服务需求时应按要求提供服务，包括但不限于：

a）协助主办方与医疗保障机构做好医疗保障的协调工作；

b）准备常用医疗应急器材和药品；

c）为医疗专用车预留停车位，并做好停车引导工作；

d）为医护人员提供休息室。

4.4设施设备运行

4.4.1对供电、供暖（制冷）、电梯、音视频等设施设备进行日常巡查。

4.4.2设施设备出现故障时，应能立即启动应急预案，并切换至备用设备。

2

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4.5安全与应急

4.5.1应建立健全突发事件应急预案，按应急预案制定相关处置措施，必要时配合相关部门处理。突

发事件现场处理方法见附录B。

4.5.2应按消防要求配备消防设施设备和器材，定期巡查和维护，保持会场消防通道畅通。

4.5.3应根据会议需求做好安全培训和疏散演练。

4.5.4会前应做好会场设施设备安全隐患排查工作。

4.5.5应做好信息安全工作。提供涉密会议服务时，应按主办方的保密要求提供服务。

5通用服务要求

5.1会议预订

5.1.1网络预订时，应合理设置会议需求的备选项目。

5.1.2电话预订时，应及时接听电话，主动热情问候并使用规范用语；如未及时接听电话时应向对方

致歉；结束通话时应等对方先挂断电话；宜将信息完整填写至《会议预订表》（见附录C）。

5.1.3现场预订时，应热情接待，主动介绍情况，陪同主办方联系人到现场进行考察，协助主办方策

划具体细节，宜将信息完整填写至《会议预订表》。

5.2会议需求确认

5.2.1应安排服务人员提前1天与主办方进行对接，确认会议需求。

5.2.2应确定1名会议负责人，全程跟进会议服务工作；主办方的会议需求发生变更时，会议负责人

应做好记录并第一时间通知相关会议服务人员。

5.3会前准备

5.3.1会场布置

5.3.1.1应对会场区域进行清洁，清洁卫生要求应符合附录D的规定。

5.3.1.2应按主办方要求进行会议室布局，对于桌、椅摆放有特殊要求的，在确认需求后，应制定专

属方案，于会前安排妥当，并协助主办方安排座位。常用会场座次安排见附录E，会场布置见附录F，

设施设备布置和调试见附录G。

5.3.1.3会场明显位置应有“禁止吸烟”等相关标识。

5.3.1.4布置涉密会议会场时，应根据主办方的自助茶水服务要求摆放水壶或包装饮用水等用品。

5.3.1.5会议需要表决时，应配合主办方配备表决器等设备。

5.3.1.6雨雪天应铺设防滑毯、设立防滑牌。

5.3.1.7如遇下雨，宜配备雨具，宜提供存放雨具的场所。

5.3.2检查验收

5.3.2.1服务方应建立检查验收工作制度，按第4章检查服务保障措施，按5.3.1检查会场布置，对

发现的问题及时整改。

5.3.2.2主办方有验收要求时，服务方应在完成会场布置后，及时通知主办方验收。

5.4会中服务

5.4.1引导服务

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5.4.1.1服务人员应提前30min在会场门口迎候。

5.4.1.2引导参会人员时，服务人员应走在侧前方并与参会人员保持1m距离，做到“三步一回头”。

站定后不随意变更站位；参会人员在与他人交谈时，服务人员应走在参会人员前方2m左右位置，适时

回头确认参会人员是否跟上、有无其他需求。

5.4.1.3服务人员应指引参会人员签到，并协助参会人员找到相应座位；有候会室时可引导参会人员

至候会室。

5.4.1.4雨雪天服务人员应提醒参会人员小心滑倒，有积水时应及时清除。

5.4.2茶水服务

5.4.2.1茶水应斟7分满；夏季或参会人数较多时宜在临会前30min斟倒第1次茶水，冬季或参会人

数较少时宜在临会前15min斟倒第1次茶水。

5.4.2.2会议开始后，宜每间隔20min～30min续1次茶水，续茶服务见附录H。

5.4.2.3会议过程中有参会人员迟到或者更换人员情况，应在5min内更换相应的茶水。

5.4.2.4续茶服务结束后，服务人员应整齐有序退出会场，并关好会场大门。

5.4.3休会服务

5.4.3.1应按主办方要求提供休会服务。

5.4.3.2应按需要做好引导服务。

5.4.3.3应及时检查会场内是否存在安全隐患，并对会议室进行整理，整理内容包括但不限于：

a）将使用过的杯具、小毛巾、水壶等撤掉，茶具内茶根倒掉，使用过的用品送往消毒间；

b）擦拭桌面、垫碟，清理地面的垃圾，调整桌椅摆放整齐；

c）摆放新的杯具、小毛巾、水壶，将桌面上的文件、用具摆放整齐。

5.4.4会场巡查

5.4.4.1应配备专人加强会场周边的安全巡查，维护会场内外秩序，如遇突发事件应按4.5.1的要求

处置。

5.4.4.2会议开始后，服务人员应婉拒任何与会议无关的来访行为，特殊情况与主办方联系；应根据

会议的要求，在会议室门口设置相关提示。

5.4.4.3应按主办方要求安排服务人员在会场内外值守、关注会场动态，参会人员提出合理需求时应

第一时间处理，若暂时无法处理，应向参会人员解释，必要时应及时告知会议主办方协调处理。会场值

守时提供的服务包括但不限于：

a）按需要打开、关闭或传递话筒；

b）为临时参会人员提供座椅、饮水及其他与会议有关的服务；

c）为进出会场人员开门或引路。

5.4.4.4应保持通道、洗手间等公共场所清洁。

5.4.4.5应有设备调试员现场值守，根据会议情况及时调节音频、视频等设备。

5.4.4.6中途如更换服务人员，应做好交接工作。

5.5会后服务

5.5.1送宾

5.5.1.1会议结束时，服务人员应到达会议室门口，为参会人员开门，并立于门口两侧，保持标准站

立姿势，面带微笑。

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5.5.1.2当参会人员较多时，服务人员应引导参会人员有序退场。

5.5.2会议室整理

5.5.2.1会议结束后，服务人员应检查会场，检查内容包括但不限于：

a）有无参会人员遗留的物品，如有遗留，应立即送还，未能及时送还的，按5.5.3处理；

b）有无损坏的设施设备及物品，如有损坏的，应记录设施设备及物品的名称、数目及损坏情况，

并通知相关人员。

5.5.2.2会议结束后应及时整理会场，整理内容包括但不限于：

a）回收茶具、纸巾碟、笔盒、桌布等可重复使用的物品，清点茶具数量并清洗消毒；

b）收拾桌面，清扫会场，归位桌椅，撤除会标；

c）关闭设施设备，切断电源，关闭会场。

5.5.3遗留物品处理

5.5.3.1应登记遗留物品的具体时间、地点、单位、拾获人等信息。应给遗留物品贴上标签，并标明

物品信息。

5.5.3.2应将遗留物品的相关信息告知主办方，认领人接收遗留物品时应签字确认。

5.5.3.3应遵守保密制度，不应私自翻阅或外流参会人员遗留的文件。

5.6节约与环保

5.6.1设施设备应符合国家能效限定值、能效等级要求；宜使用节能节水技术产品。

5.6.2参会人员使用的杯具、毛巾等宜选择可循环使用的物品，可循环使用物品应做好消毒工作。

5.6.3会议消耗用品宜选择可回收材料生产的产品。

5.6.4会议室空闲期间应及时关闭用电设备电源。

5.6.5会前和会后清洁会场时，灯光应采用节能模式。

5.6.6对于空调设备的开启和温度设置，夏季应不低于26℃，冬季应不高于20℃。

5.6.7用水处、用电设备开关处应设置节约水电的相关标识。

5.6.8会议场所应按垃圾分类要求配置垃圾桶。服务方应对废弃物进行垃圾分类，运送至对应垃圾桶；

清理运送过程中，应防止废弃物散落和滴漏。

6个性服务要求

6.1视频会议

6.1.1会前准备包括但不限于：

a）服务方宜提前1天以上确认会议需求；

b）服务方应配备设备调试员；

c）网络视频会议系统互联网线路宜使用有线网络，确保线路的质量和安全；

d）设备调试员宜提前1天将本会场的信号传输线路进行布线连接，包括音视频线、网络线、数字

传输线路、电源线等，并按要求进行会前调试工作，确认图像、声音正常；

e）设备调试员宜提前半天以上做好会议系统的联合调试工作；

f）服务方应准备好话筒、双流接口、双流接口转换器等备用设备。

6.1.2会中服务包括但不限于：

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a）设备调试员应根据会议议程的设备保障方案，实时做好相应的音视频保障和切换工作；

b）设备调试员应根据会场音视频情况，实时做好相应的微调工作；

c）会议中发生故障时，设备调试员应优先保障会议音频正常；

d）会议进行时，应按主办方要求对通讯设备进行管理。

6.2仪式

6.2.1宪法宣誓仪式

6.2.1.1会前准备包括但不限于：

a）宪法宣誓仪式现场布置应庄重、严肃，准备中华人民共和国国歌官方录音版本；

b）应悬挂中华人民共和国国旗或国徽，中华人民共和国国徽悬挂在会场正前方正中，中华人民共

和国国旗应放置在下方靠近会场前左侧；

c）宜在会场前方合适位置摆放宣誓台，位置居中，宣誓台桌面应摆放中华人民共和国宪法1部、

话筒1支；监誓台宜在宣誓台左前侧，桌面放置话筒1支；主持人站位区宜在宣誓台右前侧，

放置立式话筒1支。

6.2.1.2会中服务包括但不限于：

a）宪法宣誓仪式开始前服务人员应引导参会人员就位；

b）会议进行时，应按主办方要求对通讯设备进行管理。

6.2.2签约仪式

6.2.2.1会前准备包括但不限于：

a）会场布置应庄重、整洁、高雅；

b）应根据任务情况提前60min准备桌签、小毛巾、杯具、热水、纸巾等用品；

c）应在签约台铺放台布，台布平整、干净，四角自然下垂，前边下垂长度应离地面约1cm；将

两把主签人座椅摆放于签约台中央两侧，两椅相距1m左右；签约台与大屏幕之间应留有余

地，供嘉宾站立；

d）应在签约台整齐摆放签约所用的文具；

e）签约双方需要站立合影时，应在相应位置放置高低层脚踏板；

f）应提前与签约仪式主办方沟通，根据需求进行签约仪式的彩排；

g）应在仪式前30min调试好多媒体设备；

h）国际间的签约，应准备国旗架和签约参与国国旗，按主办方意见确定国旗的摆放位置。

6.2.2.2会中服务包括但不限于：

a）服务人员应迎接参会人员并引导入位；

b）签约仪式开始后，签约台两侧应各有一名服务人员提供助签服务；助签服务人员应主动上前引

导主签人入座，拉椅让座，然后分别站立于两位主签人两侧约1m处，以便及时提供服务和处

置应急情况；

c）助签服务人员应为主签人打开文本，用手势示意主签人取笔及所签位置，签完后收回文本；退

至主签人后方互换文本，并再次打开文本递给主签人，引导主签人完成签约；

d）服务人员应引导双方签约主签人及嘉宾回到座位。

6.2.3颁奖仪式

6.2.3.1会前准备包括但不限于：

6

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a）应准备托盘和红色丝绒布；

b）应按颁奖顺序摆放奖状和（或）奖杯；

c）应在仪式前30min调试好多媒体设备，播放颁奖背景音乐。

6.2.3.2会中服务包括但不限于：

a）当主持人宣布仪式开始时，服务人员应引导颁奖嘉宾、获奖人员站位；

b）主持人宣布获奖人员名单，颁奖音乐响起后，服务人员应及时为颁奖嘉宾递上奖牌、荣誉证书

等；

c）服务人员应引导获奖代表上台，引导位置宜在获奖代表的右前方2m处，引导行走的步伐应随

会议领奖人员的步伐保持一致；

d）领奖人员上台领奖时，服务人员应站在主席台的退场一侧，等待引导领奖人员退场；

e）本轮颁奖结束后，服务人员应引导获奖人员从主席台另一侧退场至指定座位；

f）每次颁奖结束后，应提醒获奖人员向同一方向移动半步，与颁奖嘉宾合影留念。

6.2.4揭牌仪式

6.2.4.1会前准备包括但不限于：

a）应准备托盘和红色丝绒布；

b）应在仪式前30min调试好多媒体设备，播放揭牌背景音乐。

6.2.4.2会中服务包括但不限于：

a）应引导揭牌嘉宾至揭牌处；

b）揭牌后，应用托盘接住红色丝绒布。

6.3新闻发布会

6.3.1会前准备包括但不限于：

a）应了解会场采访流程；

b）应根据主办方的要求，配置会场话筒扩音、录音录像设备及其他相关设施设备；

c）发布台应设在大屏幕前，根据发布人数确定桌椅数量；如参加发布人数较多，宜就近安排休