DB32/T 4317-2022 高速公路建设、营运、养护档案综合管理规范

ICS01.140.20

CCSA14

32

江苏省地方标准

DB32/T4317—2022

高速公路建设、营运、养护档案

综合管理规范

Specificationforthecomprehensivemanagementofexpresswayconstruction,

operationandmaintenancearchives

2022-07-19发布2022-08-19实施

江苏省市场监督管理局发布

DB32/T4317—2022

目次

前言.................................................................................II

1范围...............................................................................1

2规范性引用文件.....................................................................1

3术语和定义.........................................................................2

4总体原则和要求.....................................................................3

5组织与管理.........................................................................3

6高速公路建设、营运、养护文件形成与归档.............................................4

7高速公路建设、营运、养护档案综合管理...............................................8

8高速公路建设、营运、养护档案信息化建设............................................11

附录A（规范性）高速公路经营管理单位建设、营运、养护文件归档范围及保管期限..........20

附录B（资料性）高速公路档案综合管理规范用表........................................45

附录C（资料性）高速公路档案数字化流程及管理登记表..................................50

附录D（资料性）高速公路电子文件与电子档案管理规范用表..............................55

I

DB32/T4317—2022

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利，本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由江苏省档案局提出并归口。

本文件起草单位：江苏交通控股有限公司、南京大学、江苏省档案馆。

本文件主要起草人：黄玲玲、吴建华、孙鹏、李梦娇、张西亚、左永辉、姚森林、栾宁丽、桂若棣、

孙明霞、张帆、张凤霞、汤海学、缪红亚、肖太琴。

II

DB32/T4317—2022

高速公路建设、营运、养护档案

综合管理规范

1范围

本文件确立了高速公路建设、营运、养护档案管理工作的总体原则和要求，规定了其组织管理、文

件形成与归档、档案综合管理以及档案信息化建设的要求。

本文件适用于高速公路建设、营运、养护档案的综合管理工作。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T9704党政机关公文格式

GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法

GB/T11821照片档案管理规范

GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T26163.1信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分:原则

GB/T29194电子文件管理系统通用功能要求

GB/T31914电子文件管理系统建设指南

GB/T39784电子档案管理系统通用功能要求

CJJ/T117建设电子文件与电子档案管理规范

CJJ/T187建设电子档案元数据标准

DA/T18档案著录规则

DA/T22归档文件整理规则

DA/T28建设项目档案管理规范

DA/T31纸质档案数字化规范

DA/T46文书类电子文件元数据方案

DA/T47版式电子文件长期保存格式需求

DA/T48基于XML的电子文件封装规范

DA/T50数码照片归档与管理规范

DA/T54照片类电子档案元数据方案

DA/T56档案信息系统运行维护规范

DA/T63录音录像类电子档案元数据方案

DA/T77纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范

JGJ25档案馆建筑设计规范

DB32/T1086江苏省高速公路建设项目档案管理标准

1

DB32/T4317—2022

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1建设文件与建设档案

3.1.1

建设文件recordsforconstruction

建设项目自立项开始至竣工验收全过程中形成的具有保存和查考利用价值的文字、图表、声像等不

同形式与载体的真实记录。

3.1.2

建设档案archivesforconstruction

经规范整理并归档的建设文件。

3.2营运文件与营运档案

3.2.1

营运文件recordsforoperation

在营运管理和营运信息化管理等营运活动过程中形成的以及与工程营运计划、组织、指挥、协调和

控制活动相关的，具有保存和查考利用价值的文字、图表、声像等不同形式与载体的真实记录。

3.2.2

营运档案archivesforoperation

经规范整理并归档的营运文件。

3.3养护文件与养护档案

3.3.1

养护文件recordsformaintenance

在养护活动，包括检测、设计、咨询、监理、施工、交竣工验收及评估等工作环节过程中形成的以

及与工程养护管理相关的，具有保存和查考利用价值的文字、图表、声像等不同形式与载体的真实记录。

3.3.2

养护档案archivesformaintenance

经规范整理并归档的养护文件。

3.4科研文件与科研档案

3.4.1

科研文件recordsforscientificresearch

在科研项目的立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，

具有保存和查考利用价值的文字、图表、声像等不同形式与载体的真实记录。

3.4.2

科研档案archivesforscientificresearch

经规范整理并归档的科研文件。

3.5高速公路电子文件与电子档案

3.5.1

高速公路电子文件electronicrecordsforexpressway

高速公路建设单位、管理单位及其他相关单位在高速公路建设、营运、养护、科研四个过程中，通

过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

3.5.2

高速公路电子档案electronicarchivesforexpressway

具有保存和查考利用价值并归档保存的高速公路电子文件。

2

DB32/T4317—2022

3.6

高速公路档案综合管理comprehensivemanagementforexpresswayarchives

以高速公路档案为对象，涵盖高速公路建设、营运、养护三大业务模块，统筹高速公路档案收集、

整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研八大工作环节，实施档案标准化和信息化管理，建立高速

公路建设、营运、养护档案超前管理、实体管理与信息管理的一体化管理机制。

3.7

高速公路经营管理单位expresswayoperationandmanagementunits

以高速公路营运、养护为基本职能的管理单位。

4总体原则和要求

4.1总体原则

4.1.1高速公路档案管理工作实行统一要求，分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于高速公路

经营管理单位等的管理与利用。

4.1.2高速公路档案管理工作坚持根据实际，明确职责的原则。高速公路经营管理单位应加强高速公

路档案管理工作，确保档案工作正常开展。

4.2总体要求

4.2.1高速公路建设、营运、养护职能活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件应纳入归档范围，

进行鉴定并判定保管期限，当职能活动增减时应根据相应情况动态调整归档范围与保管期限。

4.2.2桥梁、隧道等结构物的高速公路档案保管期限应长于结构使用年限，具体保管期限根据现实情

况适当调整，原则上只延长，不短于本规定要求。

4.2.3高速公路文件经过收集、鉴定、整理后定期移交档案部门保存，归档文件应真实、齐全、完整，

有合法有效的签名或盖章，在业务活动中同步生成，能系统地反映高速公路建设、营运、养护实际状况

及全过程。

4.2.4应根据本单位档案管理情况，依据附录A，制定并细化本单位的分类方案，从而与已有档案分

类编目体系对接。在本文件实施之日前形成的已归入其他类目中的档案，以目录形式（内容包括档号、

题名、保管期限等必要信息）替代。

4.2.5在高速公路建设、营运、养护业务过程中应重视科研文件和档案的管理工作。科研文件和档案

的管理工作参照《科学技术研究档案管理规定》执行。科研文件和档案根据附录A的相关内容，作为高

速公路建设、营运、养护文件和档案的组成部分统一管理。

4.2.6高速公路经营管理单位下属单位每年向高速公路经营管理单位移交档案时，可根据实际情况只

提交案卷目录，两年后再向高速公路经营管理单位档案部门移交档案。电子档案在电子档案管理系统运

行后按设定规则通过归档接口实现实时移交，确保来源可靠、程序规范、要素合规。

4.2.7应开展业务系统归档功能建设及电子档案管理平台建设，建立健全符合国家、省级有关规范的

档案信息化管理体系，确保纸质档案与电子文件、电子档案，特别是涉密档案的实体安全、信息安全、

环境安全，保证其真实有效、可控可读。

4.2.8应建立“人防、物防、技防”三位一体的防范体系，建立符合“九防”要求，即“防水、防火、

防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防鼠、防尘”的档案室，配备适合档案工作需要的硬件设施设备。

4.2.9应建立健全突发事件档案安全应急处置机制。

5组织与管理

3

DB32/T4317—2022

5.1组织建设

5.1.1应建立档案工作责任制，明确档案岗位及人员的职责与要求，做好高速公路文件及档案的收集、

整理和归档等工作。

5.1.2高速公路档案管理人员应具备档案专业知识和技能，具有档案专业知识技能培训经历，定期参

与培训，并了解建设、营运、养护管理和相关工程专业知识。

5.1.3应将建设档案的接收和营运、养护文件的形成、收集、整理、归档工作，同建设、营运、养护

工作流程、进度计划、阶段建设目标、考核与竞赛、评定与验收等相结合，同步部署档案工作目标、计

划与要求，同步实施档案管理、档案检查与考核、监督整改与纠偏，直至达到档案工作既定目标与要求。

5.1.4应将文件的形成、收集、整理、归档工作纳入绩效考核，将重大项目档案工作与资金拨付审签

管理相关联，建立并不断完善档案管理制度，明确岗位职责划分，奖优罚劣，确保档案的齐全完整。

5.1.5高速公路档案管理人员应参加工作例会、重大会议和活动、阶段性检查、竣工验收等建设、营

运、养护活动中的重要工作。

5.2管理职责

5.2.1应配备专职或兼职档案管理人员负责收集和保管建设、营运、养护工作过程中形成的文件。

5.2.2应按照本文件的要求和工作实际，修订符合本单位实际的高速公路文件归档范围与档案保管期

限表。

5.2.3应完成高速公路文件的收集、整理、归档工作，确保所提供的文件完整、准确、系统、有效和

规范。

5.2.4应定期对电子文件归档进行真实性、可读性检查，对存在持续可读性风险的电子档案进行长期

保存管理，定期形成电子档案检测报告。

5.2.5应与建设单位建立协同工作机制，共同参与审查建设文件归档的完整性和整理的规范性、系统

性，为建设档案的后续管理对接创造有利条件；高速公路经营管理单位负责所辖高速公路建设档案的接

收、整理、保管、鉴定、统计、利用工作。

5.2.6高速公路经营管理单位下属单位负责营运文件的形成、收集、整理、归档工作，高速公路经营

管理单位负责营运档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用工作。

5.2.7各设计、检测、施工、监理单位及高速公路经营管理单位下属单位按照要求，完成养护文件的

收集、整理、归档工作，按时向上一级单位或高速公路经营管理单位移交；各高速公路经营管理单位负

责养护档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用工作。

5.2.8高速公路经营管理单位负责所承担科研项目的科研文件的形成、收集、整理、归档工作以及科

研档案的接收、整理、保管、鉴定工作。

5.3档案检查

5.3.1应至少每年度开展一次档案检查工作，确保帐实相符。

5.3.2应接受和配合上级档案部门组织实施档案检查，报送自我检查情况，并在上级档案部门的督促

指导下制定相应的整改措施。

5.3.3应每年定期开展对营运、养护业务部门及高速公路经营管理单位下属单位的档案工作的检查，

并就档案检查结果提出整改建议。

6高速公路建设、营运、养护文件形成与归档

6.1建设文件形成与归档

4

DB32/T4317—2022

建设文件的形成与归档工作应符合DB32/T1086的规定。

6.2营运、养护文件形成

6.2.1应在营运、养护活动中按照有关程序和要求形成归档文件材料。

6.2.2营运、养护文件应格式规范、内容准确、清晰整洁、编号规范、签字及盖章手续完备并满足长

期保存要求。

6.3营运、养护文件积累

6.3.1文件收集、积累范围包括高速公路建设过程中形成的对营运、养护工程管理工作有参考利用价

值的文件，以及高速公路经营管理单位在管理过程中形成的与营运、养护工作有关的、具有保存利用价

值的文件。

6.3.2应将附录A中明确的归档范围内以及高速公路经营管理单位自行细化的归档范围内的营运、养

护文件收集齐全，确保完整。

6.3.3应按照有关规定，收集、积累本单位在高速公路建设、营运、养护过程中形成、办理的文本、

图像、音频、视频、多媒体等不同形式的应归档电子文件，并进行真实性、完整性、可用性及安全性检

测。

6.3.4在电子文件形成、办理过程中，应采集必要的背景、结构、签署、时间、业务行为等元数据，

元数据各要素应符合DA/T46、CJJ/T187、DA/T54、DA/T63的规定。

6.3.5收集、采集、积累的应归档电子文件及其元数据格式，应符合DA/T47、DA/T48、CJJ/T187、

GB/T18894、CJJ/T117的规定。

6.4营运、养护文件整理

6.4.1文件组织

6.4.1.1营运、养护文件应参考附录A进行科学分类，合理组卷，遵循文件材料的形成规律，保持文

件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。养护文件应遵循成套性原则组卷。养护文件

的整理组卷应符合GB/T11822、DA/T28、DB32/T1086的规定。具体要求如下：

a)立项文件、招投标文件、合同文件、工程交（竣）工验收文件、安全管理文件等有关文件材

料由高速公路经营管理单位汇总，按问题、时间等要素组卷；

b)设计类文件按原有装订形式由高速公路经营管理单位负责组卷；

c)施工文件由施工单位负责汇总，按工程的划分结合工艺流程进行组卷；

d)监理文件由监理单位负责汇总，按问题、时间等要素组卷；

e)竣工文件由施工单位以单位、分部、分项工程为单位组卷。

6.4.1.2应参考附录A对营运、养护文件进行初步鉴别，确定文件保管期限。高速公路电子档案保管

期限，一般为永久、定期（30年、10年）。

6.4.2案卷排列

案卷应按高速公路营运、养护工作各阶段排列，具体按附录A规定的类目和次序进行案卷排列，并

按案卷顺序号装入档案盒内。

6.4.3案卷编目

案卷编目相关具体式样应符合GB/T11822的规定，内容主要包括以下方面。

5

DB32/T4317—2022

a)档号的编制，档号由目录代号、年度、分类号、案卷号组成，各项之间用“-”连接，档号构

成示意如下：

1)目录代号：根据附录A档案分类大类确定代号；

2)年度：档案的形成年度；

3)分类号：附录A暂以C、X、Y和Z分别为建设档案、营运档案、养护档案和科研档案的

分类号，高速公路经营管理单位可根据自身已有的档案分类方案自行调整高速公路档案

的分类号；

4)案卷号：同一分类号下的案卷流水号，用3位阿拉伯数字标识，不足3位的以0补足，

如“001”。

b)案卷封面的编制：

1)立卷单位：指文件材料的组卷单位；

2)起止日期：指卷内文件材料形成的最早日期与最迟日期，日期格式采用8位阿拉伯数字

标注；

3)保管期限：填写其划定的保管期限，分为10年、30年、永久三种；

4)密级：案卷内有涉密文件时，密级依据国家有关保密规定（绝密、机密、秘密）确定并

填写，当同一案卷内有不同密级的文件时，应以最高密级为本卷密级；

5)案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容，应包括卷内文件的主要责任者（或项目

名称）、内容特征、文种（或技术文件名称等）；

6)档号：由四级类目组成，可用铅笔填写，其中，一级类目：目录代号，具体参照附录A；

二级类目：年度，填写4位数字；三级类目：分类号，具体参照附录A；四级类目：案

卷号，同一分类号下的案卷流水号，用3位阿拉伯数字标识，不足3位的以0补足，如

“001”。

c)卷内目录的编制：

1)序号：填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次编写；

2)文件编号：填写文件材料的原始编号或图号，原始文件没有编号的，可不填写；

3)责任者：填写文件材料的直接形成单位或第一责任者，可采取通用的标准简称，一份文

件材料由两个单位共同形成的，应填写两个单位的标准简称；

4)文件题名：应填写文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应

自拟标题，并用“[]”符号加于区分；

5)日期：应填写文件材料形成的最后日期，格式采用8位阿拉伯数字；

6)页数：填写每份文件在卷内所排的起止页号，中间用“-”隔断；

7)备注：填写需说明的情况。

d)卷内文件页号填写，应在有文字和图样材料正面的右下角、反面的左下角，用阿拉伯数字逐

页填写，页号可使用铅笔填写。各卷之间不连续编页号。

e)卷内备考表应注明卷内文件的件数、页数及图纸、照片的张数，复印件归入档案的原因和原

件的存放地，以及在组卷和使用过程中需要说明的问题。备考表应排列在卷内文件材料的尾

页之后。

f)卷盒脊背应填写盒内案卷的起止档号，可使用铅笔填写。

g)案卷目录的编制：

1)序号：填写登录案卷的流水顺序号；

2)档号、案卷题名、起止时间、保管期限填写方法同6.4.3b；

3)总页数：填写案卷内全部文件的页数之和；

4)备注：可根据管理需要填写案卷的互见号或存放位置等信息。

6

DB32/T4317—2022

6.4.4案卷装订

6.4.4.1案卷装订顺序为：案卷封面→卷内目录→文件材料→备考表。

6.4.4.2应按照三孔一线方式进行装订，装订时应去掉金属物、塑胶、塑封等材料，案卷的组合厚度

应根据具体情况灵活掌握，一般不超过20mm。

6.4.4.3大于A3的图纸可不装订，应符合GB/T10609.3的规定，每张图纸应加盖档号章后依次装入

档案盒。

6.4.5特殊载体文件整理

6.4.5.1照片文件管理应符合GB/T11821的规定。

6.4.5.2数码照片文件在刻录光盘保存的同时，应选择性冲印出纸质照片并连同说明一并归档，相关

工作应符合DA/T50的规定。

6.4.5.3光盘及其他实物载体以件为单位贴上标签。光盘标签上应注明档号、光盘内容、编制单位、

编制人、编制日期等，并做相应的目录。

6.4.5.4录音录像文件管理应符合DA/T78的规定。

6.5营运、养护文件归档

6.5.1归档原则

6.5.1.1凡具有查考利用价值的营运、养护文件都应及时归档。

6.5.1.2营运、养护文件按照“谁形成谁负责”的原则，由营运、养护文件的形成单位或部门负责归

档。

6.5.1.3营运、养护归档文件需经过系统整理。归档文件目录式样参见附录B图B.1、图B.2。

6.5.1.4具有保存价值的高速公路电子文件应经过收集、鉴定、整理后交档案部门保存并提供利用。

6.5.1.5高速公路电子文件归档和电子档案管理应遵循全程管理、前端控制、统一管理原则。各阶段

高速公路档案数字化管理登记表见附录C。

6.5.1.6应安排专人主动收集照片、录音录像等特殊载体档案及实物档案。特殊载体档案及实物档案

的数量应与业务规模和工程规模相匹配。

6.5.2归档范围

6.5.2.1反映营运、养护工作管理全过程的各种载体、门类的文件都应收集归档。

6.5.2.2应根据附录A中对应的文件归档清单明确本单位的归档范围并予以实施。

6.5.2.3电子文件的归档范围和电子档案保管期限表的明确应符合GB/T11821、GB/T11822的规定，

并根据本单位业务范围和工作性质，及时增补、完整归档，具体归档清单见附录A。

6.5.3归档时间

6.5.3.1营运、养护管理类文件在次年6月底前连同目录归档。

6.5.3.2项目类文件按项目性质分阶段或项目完成后2个月内连同目录（审计类文件等报告出具后1

个月内）归档。

6.5.3.3对在高速公路建设、营运、养护过程中办结的具有保存价值的电子文件应随办随归或定期归

档，导入相应的电子档案管理系统，并由本单位档案部门负责管理。

6.5.4归档方式

6.5.4.1高速公路电子文件可通过计算机网络进行在线归档，也可以存储在脱机载体上进行离线归档。

7

DB32/T4317—2022

6.5.4.2归档电子文件应直接采用电子归档形式，法律、法规另有规定的除外。行政审批的结论性文

件中具有永久保存价值的电子文件，应转换为纸质文件同时归档。

6.5.4.3应在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成电子文件的收集归档，声像类电子文件、在单

台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件的收集归档应由电子文件形成单位基于电子档案管

理系统自动或手工完成。

6.5.4.4以公务电子邮件附件形式传输、交换的电子文件，应下载并收集、归入业务系统或存储文件

夹中。

6.5.4.5在电子文件拟制、办理过程中应同步采集文书、科技、专业等类电子文件的元数据，或在归

档前统一采集元数据一并归档。

6.5.4.6在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的各门类电子文件元数据，包括声像类电子文

件元数据，可使用电子表格或电子档案管理系统按照要求的格式进行著录、采集。

6.5.4.7数码照片应以JPG格式进行保存，原则上照片分辨率不低于1200*1600像素。具体的归档工

作应符合DA/T50的规定。

6.5.4.8录音电子文件归档格式为WAV、MP3、AAC等，音频采样率不低于44.1kHz。录像电子文件归

档格式为MPG、MP4、FLV、AVI等，视频比特率不低于8Mbps，珍贵的录像电子文件可以MXF格式归档。

具体的归档工作应符合DA/T78的规定。

6.5.5质量要求

6.5.5.1收集归档的营运、养护文件应能够全面准确地反映营运、养护工作的实际过程。

6.5.5.2收集归档的营运、养护文件应为原件。

6.5.5.3营运、养护文件应内容规范，签署完备，用表规范，格式统一，字迹清楚，图样清晰，图表

整洁，纸张优良。

6.5.5.4应使用碳素墨水等耐久性好的书写材料，不应使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、

圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、签批、绘制。

6.5.5.5复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。

6.5.5.6归档电子文件及其组件应齐全、完整，电子文件内容信息与其形成时保持一致，符合以下要

求：

a)电子文件应齐全、完整，并在技术上保证其载体的有效以及数据、文件的可读、可用、安全

和可控；电子公文的正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单等应齐全、完整，电子

公文格式要素应符合GB/T9704的规定；

b)在计算机辅助设计和制造过程中形成的产品模型图、装配图、工程图、物料清单、工艺卡片、

设计与工艺变更通知等电子文件及其组件应齐全、完整；

c)声像类电子文件能客观、完整地反映营运、养护工作的主要内容、人物和场景等；

d)邮件、网页类电子文件的文字信息、图像、动画、音视频文件等应齐全、完整，网页版面格

式保持不变；

e)以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作

手册等。

6.5.5.7电子文件形成部门在向本单位档案管理部门归档电子文件之前，以及本单位档案管理部门在

接收电子文件时，电子文件交接双方均应对电子文件进行检测，检测合格后方可归档交接。

6.5.5.8电子文件的检测应从可用性、完整性、安全性等方面进行，并符合相关规定。

7高速公路建设、营运、养护档案综合管理

8

DB32/T4317—2022

7.1高速公路档案接收与收集

7.1.1建设档案接收

7.1.1.1在与建设工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对文件材料形成

质量、档案整理要求、档案交接时间等提出明确要求。

7.1.1.2应负责接收由建设单位移交的建设项目档案，在接收前，高速公路经营管理单位应派专人清

点核查所有移交档案、检索工具的数量、质量，对不符合DA/T28、DB32/T1086规定的档案提出限期

整改意见。

7.1.1.3高速公路建设档案接收范围应当参照附录A制定执行。

7.1.2营运、养护档案收集

7.1.2.1应当及时收集形成的营运、养护归档文件材料，并指定人员保管。

7.1.2.2应当编制本单位高速公路营运、养护文件材料归档范围和档案保管期限表。高速公路经营管

理单位编制的文件材料归档范围和档案保管期限表经上级档案部门审查同意后施行。单位业务活动发生

变化时应当及时修订，经重新审查同意后施行。

7.1.2.3高速公路营运、养护档案收集范围应当参照附录A制定执行，均应收集齐全。

7.1.2.4需在每年6月份收集高速公路经营管理单位下属单位报送的上一年度营运、养护档案的案卷

目录。

7.1.2.5应与其下属单位办理营运、养护档案移交与接收手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸

张数等，并有完备的核验、签字等交接手续。归档文件移交清单参见附录B表B.1。

7.1.2.6应按照本文件的要求，接收高速公路电子档案。

7.1.2.7接收电子档案的范围，参照附录A执行。

7.1.2.8应建立电子档案接收平台，对高速公路电子档案进行在线接收和离线接收。在线服务平台保

存的电子档案，通过计算机网络进行在线接收。线下窗口保存的电子档案，可存储在脱机载体上进行离

线接收。

7.1.2.9应按照规定的格式和质量要求，检测应接收的高速公路经营管理单位高速公路电子档案，检

测不合格的，应退回移交单位重新处理。

7.1.2.10接收和移交电子档案应办理交接手续。

7.2高速公路档案整理与鉴定

7.2.1档案整理

7.2.1.1高速公路档案应进行科学分类，具体参考附录A。

7.2.1.2高速公路档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同

价值，便于保管和利用。

7.2.1.3应根据档案类型逐卷或逐件编制档号。具体工作参照本文件6.1和6.3执行。

7.2.1.4应当编制检索工具，满足手工检索和计算机检索需要。

7.2.1.5档案整理应符合GB/T11822、DA/T22、DA/T28、DA/T50和DB32/T1086的规定，对应归

档电子文件进行排序、编号等系统整理，组成保管单位，对电子档案进行命名和有序存储，保持档案之

间的有机联系。

7.2.1.6电子文件形成单位的业务系统应设置整理归档功能，并能按照预先设置的电子文件分类方案，

对各级类目和文件的元数据进行捕获和整理。

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7.2.1.7电子文件形成或办理部门应记录电子文件归档情况，并交由档案部门审核，电子文件归档登

记表参见附录D表D.1。

7.2.2档案鉴定

7.2.2.1应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会（或小组），

负责领导和统筹档案鉴定工作。

7.2.2.2应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会（或小组）鉴定，仍需继续保存

的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经单位法定

代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。销毁清册参见附录B表B.4。

7.2.2.3涉密档案密级的变更和解密，应当依照《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规

规定办理。

7.3高速公路档案保管、统计与利用

7.3.1档案保管

7.3.1.1保管环境

7.3.1.1.1档案室地面均布活荷载应不小于5KN/m2，当采用密集架时，应不小于8KN/m2，档案室面

积、容量应符合30年的存储需要。

7.3.1.1.2档案室应保持干净、整洁，做好防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防鼠、

防尘等“九防”工作。温湿度应符合JGJ25、GB/T18894对各类档案的保管规定。

7.3.1.2档案排架

7.3.1.2.1档案应按照从里到外、自上至下、从左至右排架，系统反映高速公路档案的顺序。

7.3.1.2.2归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与归档文件分类方案一致，排架方法应避免频

繁倒架。

7.3.1.2.3按年度-机构（问题）-保管期限分类的归档文件，每年形成的档案按机构（问题）序列依

次上架。按年度-保管期限-机构（问题）分类的归档文件，每年形成的档案按保管期限依次上架。

7.3.1.3电子档案保存

7.3.1.3.1应根据高速公路电子档案的重要程度以及利用需要，选择符合规范的在线存储和离线存储

方式存储电子档案内容数据、目录数据、元数据和各类管理日志。电子档案离线存储介质管理登记表参

见附录D表D.2。

7.3.1.3.2各级电子档案保管单位应定期检查电子档案读取、处理设备。设备环境更新时应确认电子

档案存储媒体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行存储媒体转换，原存储媒体保留时间不应少于3

年。

7.3.1.3.3各级电子档案保管单位应对保存的电子档案进行定期检查。

7.3.1.3.4应按照相关规范，制订高速公路电子文件档案的备份策略，开展在线备份和离线备份工作。

7.3.2档案统计

7.3.2.1应对各门类档案的管理情况进行登记和统计。统计结果应当真实、准确、完整，便于统计分

析。

7.3.2.2应当编制档案工作情况统计年报，汇总分析当年档案工作情况形成年度报告，为决策提供参

考。

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7.3.3档案利用

7.3.3.1应健全档案利用制度，对档案利用范围、利用对象、审批手续等作出具体规定。

7.3.3.2利用者查阅或复印档案，应经部门负责人和分管档案工作责任人批准，办理相关借阅手续，

档案借阅表参见附录B表B.2。查阅人对所利用档案的内容安全和实体安全负责，妥善保管、及时归还。

7.3.3.3应对高速公路档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如高速公路专题文件汇编等。

7.3.3.4应对高速公路档案进行综合整理，编制专题材料，如高速公路建设大事记、年鉴、科研成果

简介、工程项目简介等。

7.3.3.5应对高速公路档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年高速公路经营管理指标

统计分析、重大事件原因研究分析、高速公路道路发展史等。

7.3.3.6应利用高速公路档案举办档案陈列或展览，主动提供档案服务。

7.3.3.7涉及战略、战备等保密内容或敏感信息的档案应按照保密规定进行保管和利用。

7.3.3.8应以权限管理为基础，提供高速公路电子档案的多途径、多角度利用，利用方式包括浏览、

检索、复制、下载、打印、借阅、接口调用等，电子档案的利用应严格遵守档案利用和保密安全的相关

规定。

7.3.3.9高速公路电子档案利用服务过程中，应做好利用登记和利用审批，记录利用效果。档案利用

效果登记表参见附录B表B.3。

8高速公路建设、营运、养护档案信息化建设

8.1基本要求

8.1.1应将档案信息化建设纳入本单位信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等

档案数字资源的安全保存和有效利用。

8.1.2应推进档案信息化系统的建设，与业务系统等相互衔接。

8.1.3应在各层面推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨部门、跨单位共享利用。

8.1.4应制定并实施档案信息化管理应急处置预案，明确职责分工和保障措施，建立预防预警、应急

响应和奖惩等应急处置机制。

8.2高速公路档案数字化

8.2.1档案数字化范围

高速公路档案数字化应符合DA/T31的规定。附录A中载体形式包括“电子”的纸质文件和档案原则

上都应做到数字化处理，高速公路经营管理单位可根据自身实际情况进行调整。纸质档案数字化流程示

例参见附录C图C.1。

8.2.2档案出库

8.2.2.1应按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工

作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相

关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。纸质档案数字化审批书参见附录C

表C.1。

8.2.2.2纸质档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，

并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。

8.2.3数字化前处理

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8.2.3.1确定扫描页

原则上宜将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不要扫描的页面应加以标

注。

8.2.3.2编制页号

8.2.3.2.1应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。

8.2.3.2.2重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。

8.2.3.2.3书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。

8.2.3.2.4应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

8.2.3.3目录数据准备

8.2.3.3.1按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。

8.2.3.3.2对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。

8.2.3.4拆除装订

以纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排

列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方

式记录档案原貌。

8.2.3.5技术修复

8.2.3.5.1破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。

8.2.3.5.2折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。

8.2.3.6质量检查

应对确定为数字化对象的纸质档案进行总体质量检查，填写数字化前处理工作单。纸质档案数字化

前处理工作单参见附录C表C.2。

8.2.4目录数据库建立

8.2.4.1应制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。目录数据库

数据规则的制定应符合DA/T18对档案著录的规定。在纸质档案目录准备与目录数据库建立工作中均应

严格遵守。

8.2.4.2数据库选择宜考虑转换为通用数据格式。

8.2.4.3数据库结构的设计应注意保持档案的内在联系。

8.2.4.4将纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的结果录入数据库，形成准

确、完整的目录数据。

8.2.4.5可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项

目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改。

8.2.5档案扫描

8.2.5.1基本要求

8.2.5.1.1档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条

件等选择