DB62/T 2345-2020 农业科研项目文件归档整理规范

ICS01.140.20

A14

DB62

甘肃省地方标准

DB62/T2345—2020

代替DB62/T2345-2013

农业科研项目文件归档整理规范

2020-08-25发布2020-09-28实施

发布

DB62/T2345—2020

目次

前言................................................................................II

引言...............................................................................III

1范围..............................................................................1

2规范性引用文件....................................................................1

3术语和定义........................................................................1

4总则..............................................................................3

5农业科研项目文件材料归档范围......................................................3

6案卷（件）的整理..................................................................4

7案卷（件）与卷内文件材料排序......................................................5

8案卷与卷内文件著录................................................................6

9档号标引..........................................................................7

10案卷（件）装订...................................................................8

11农业科研项目档案检索目录著录.....................................................8

12移交入库.........................................................................8

附录A（规范性附录）卷内目录式样.................................................10

附录B（规范性附录）卷内备考表式样...............................................11

附录C（规范性附录）案卷封面式样.................................................12

附录D（规范性附录）档号章式样...................................................13

附录E（规范性附录）案卷目录式样.................................................14

附录F（规范性附录）移交表式样...................................................15

I

DB62/T2345—2020

前言

本标准依据GB/T1.1给出的规则进行起草。

本标准替代DB62/T2345-2013《农业科研项目文件归档整理规范》，与DB62/T2343-2013相比主要

技术变化如下：

——更新了引用文件

GB/T18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》替代GB/T18894-2002《电子文件

归档与管理规范》。

DA/T28-2018《建设项目档案管理规范》替代DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档

要求与档案整理规范》。

新增引用文件：

GB/T9704党政机关公文格式

GB/T11822科学技术档案案卷构成一般要求

DA/T13档号编制规则

DA/T70文书类电子档案检测一般要求

DA/T85政务服务事项电子文件归档规范

——修改完善术语、定义；

——新设总则；

——修改完善农业科研项目文件归档范围；

——改进案卷（件）整理技术规则；

——改进档号标引技术规则；

——改进案卷与卷内文件著录技术规则；

——新设案卷装订、案卷检索目录、移交入库的技术标准。

本标准的附录A、B、C、D、E、F为规范性附录。

本标准由甘肃省档案局提出、归口并监督实施。

本标准起草单位：甘肃省农业科学院

本标准主要起草人：郭秀萍、张开乾、郭天文、刘元寿、胡新元、王晓华、李国峰、吕迎春、班明

辉、甄东海、董煚、王婧、刘风、付金元。

本标准于2013年首次发布，版本发布情况：DB62/T2345-2013

本次是第一次修订。

II

DB62/T2345—2020

引言

DB62/T2345-2013的发布实施，从科学管理、规范流程与技术标准方面针对农业科研项目文件材料

归档整理建立了指导规范。经实践应用，切实提升了农业科研项目档案管理的科学规范化水平，在服务

农业科技创新与农业生产中发挥了积极作用。为进一步促进农业科研项目文件材料归档整理的科学化、

标准化，保证农业科研项目档案的真实、齐全、完整、准确，增强档案在农业科技创新、农业生产及社

会活动中的利用价值和服务能力，修订本规范。

由于DB62/T2345-2013所应用文件有了更新，同时，随着时间推移与社会发展，农业科研项目不断

发展变化，农业科研文件材料来源、形式及结构背景等随之变化。因此，非常有必要对DB62/T2345-2013

进行修订。

III

DB62/T2345—2020

农业科研项目文件归档整理规范

1范围

本标准提出了农业科研项目、农业科研项目文件材料、农业科研项目档案及其档号、全宗号、分类

号、互见号等术语定义，规定了农业科研项目文件材料归档范围、案卷（件）整理、排序、档号标引、

农业科研项目档案检索目录著录等业务的操作流程、技术方法和质量要求。

本标准适用于在农业科研项目计划立项、开展研究、验收结题、成果管理及其成果推广过程中产生

形成文件材料归档整理与农业科研项目档案的科学规范化管理。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T9704党政机关公文格式

GB/T11821照片档案管理规范

GB/T11822科学技术档案案卷构成一般要求

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T13档号编制规则

DA/T18档号著录规则

DA/T22归档文件整理规则

DA/T25档案修裱技术规范

DA/T28建设项目档案管理规范

DA/T50数码照片归档与管理规范

DA/T52档案数字化光盘标识规范

DA/T70文书类电子档案检测一般要求

DA/T78录音录像档案管理规范

DA/T85政务服务事项电子文件归档规范

JGJ25档案馆建筑设计规范

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

农业科研项目

在农业科学技术研究领域，具有一定目标、期限（起点与终点）、预算、资源消耗与资源约束，专

门组织的一次性独特任务。

3.2

农业科研项目文件材料

1

DB62/T2345—2020

在农业科研项目研究全过程中，产生形成的有利用价值的文字、数据、图表以及照片、录音录像、

音频视频等各种形式载体的历史真实记录。

3.3

农业科研项目档案

具有咨询、查证、参考、存史作用价值的农业科研项目文件材料组成的记录体系。

3.4

案卷

由互有联系的若干农业科研项目文件材料组合而成的档案保管单元，其形式有卷、件、袋、盒等。

3.5

档号

以字符形式赋予农业科研项目档案案卷（件）固定其形成者、背景信息及其排列顺序的一组代码，

表达档案馆（室）著录和管理本案卷（件）的从属类别与存放序列、位置，呈现其唯一性。

3.6

档号标引

对农业科研项目档案案卷（件）的来源、内容及其从属类别、保管期限等分析、选择、排序结果赋

予档号标识的过程。

3.7

全宗号

档案馆（室）根据立卷单位法人名称及背景信息，赋予农业科研项目档案案卷（件）的数字序号或

代字加数字序号。全宗号应当保持长期一致稳定性。

3.8

分类号

根据农业科研项目研究主题内容所属分类体系中的特定位置，赋予本案卷（件）的类别及层级的标

识数码。

3.9

案卷号

遵循农业科研项目档案案卷（件）分类号序列，赋予本案卷（件）的排列位置的流水号。

3.10

保管期限

根据案卷（件）呈现的研究内容、背景信息及作用价值等综合分析、研判，确定本案卷（件）的最

低保管期限。保管期限分为永久和定期，定期分为30年和10年。

3.11

页数

每一个应归档的案卷（件）的页面总数。有文字（数据、图像）内容的页面为1页。

3.12

互见号

反映同一内容而记录形式、载体不同且另行管理的农业科研项目档案的档号，是相互关联的路径标

识。

3.13

农业科研项目档案目录

按照一定的次序著录而成的农业科研项目档案条目汇集。它是农业科研项目档案管理、检索、报道

与查找实体的工具。

3.14

2

DB62/T2345—2020

密级

根据案卷（件）呈现的内容、特征及其情报信息、作用意义等分析、研判，确定保密程度的等级。

密级分为绝密、机密、秘密。

4总则

4.1农业科研项目承担单位，对农业科研项目档案管理工作负责，业务上接受档案管理部门和上级主

管部门、项目计划部门的监督和指导。

4.2农业科研项目承担单位，应遵循档案法律和相关法规，建立健全农业科研项目档案管理工作制度。

实行农业科研项目主持人立卷负责制。

4.3农业科研项目档案管理应纳入农业科研项目计划、任务，与农业科研项目研究工作同步推进。实

行农业科研项目计划立项、开展研究、验收结题、成果登记与其农业科研文件材料的形成、收集、整理、

归档，同计划、同部署、同推进、同检查，加强全过程管理。

4.4农业科研项目档案应真实、齐全、完整、准确、有效，有利于今后咨询、查证、参考、借鉴、存

史的利用需求与社会需要。

5农业科研项目文件材料归档范围

5.1计划立项阶段

5.1.1农业科研项目可行性调研活动中形成的文件材料：

a)农业科研项目调研计划、方案等；

b)调研中形成的调查记载本、调查数据、调查问卷、调研工作笔记等；

c)农业科研项目可行性调研报告、专家意见等。

5.1.2农业科研项目计划申请报告（含申报书、建议书等）及相关文件材料。

5.1.3与农业科研项目计划立项有关的图表、图册、照片、音（视）频等。

5.2研究试验（实验）阶段

5.2.1农业科研项目计划书、任务书、协议、合同、委托书及相关文件材料。

5.2.2试验（实验）大纲、研究方案、设计图，各单项试验（实验）计划、研究方案等。

5.2.3试验（实验）原始记载本、研究数据、检测数据，以及研究数据分析、汇总、统计等文件材料。

5.2.4项目研究工作年