DB22/T 2871.3-2018 政务服务“只跑一次”工作规范 第3部分：电子文件归档

ICS01.040.03

A12

DB22

吉林省地方标准

DB22/T2871.3—2018

政务服务“只跑一次”工作规范第3部分：

电子文件归档

Administrativeservices“OneVisitOnly”specifications—Part3:

Electronicdocumentsarchiving

2018-07-12发布2018-08-01实施

吉林省质量技术监督局发布

DB22/T2871.3—2018

目次

前言.................................................................................I

1范围..............................................................................1

2规范性引用文件....................................................................1

3术语和定义........................................................................1

4基本要求..........................................................................2

4.1明确职责......................................................................2

4.2明确归档范围和保管期限........................................................2

4.3电子文件归档原则..............................................................2

4.4系统建设要求..................................................................2

5电子文件归档业务要求..............................................................2

5.1归档流程......................................................................2

5.2归档要求......................................................................3

6电子文件归档数据要求..............................................................4

6.1归档案卷信息包命名规则........................................................4

6.2归档案卷信息包组织结构........................................................5

6.3归档案卷信息包数据结构........................................................6

附录A（规范性附录）归档范围.....................................................17

附录B（资料性附录）电子文件归档交接文据.........................................20

I

DB22/T2871.3—2018

前言

DB22/T2871《政务服务“只跑一次”工作规范》拟分为以下几个部分：

——第1部分：总则；

——第2部分：一窗受理、集成服务；

——第3部分：电子文件归档；

——第4部分：服务大厅现场管理。

……

本部分为DB22/T2871的第3部分。

本部分按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。

本部分由吉林省档案局（馆）提出并归口。

本部分起草单位：吉林省档案局、上海中信信息发展股份有限公司。

本部分主要起草人：赵志刚、关长生、王楠、李辉、杨沫、范敬军、张红勇。

II

DB22/T2871.3—2018

政务服务"只跑一次"工作规范第3部分：电子文件归档

1范围

本部分规定了政务服务电子文件归档的术语和定义、基本要求、电子文件归档业务要求和电子文件

归档数据要求。

本部分适用于实施政务服务事项过程中所产生电子文件的归档。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文

件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T33190电子文件存储与交换格式版式文档

DA/T22归档文件整理规则

DA/T31纸质档案数字化规范

DB22/T2848政务服务事项编码规则

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

电子文件electronicdocument

政务服务职能部门在履行行政职能、公共服务职能，与群众和企业生产生活息息相关政务服务等职

能活动中形成、接收或交换共享的数字格式的文字、图表、图像、音频、视频、数据库等不同形式的电

子信息记录。

3.2

电子文件归档electronicfilefiling

由政务服务职能部门对所属归档范围内的电子文件以办结事项为基本单位进行收集、整理、检测、

固化并移交至立档单位档案部门的处理过程。

3.3

电子案卷号electronicarchivescode

在电子文件归档过程中，业务系统以办件事项为单位进行文件组卷后按规则赋予的唯一编号。

3.4

归档案卷信息包archivalinformationpackage

对电子文件以案卷为单位进行打包所形成的信息整体。

3.5

文件固化fixingarchivalinformation

对电子文件的归档案卷信息包采用数字摘要、可信时间戳、电子签名等技术实现数据校验的过程。

1

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3.6

电子档案electronicrecord

经整理、检测、“文件固化”等处理并最终归档保存的电子文件。

3.7

元数据metadata

描述电子文件的内容、背景、结构及管理过程的数据。

4基本要求

4.1明确职责

电子文件收集、整理、检测、归档确认等工作的责任主体是政务服务职能部门，其应当在办理完毕

后按照归档要求实时或定期收集并确保齐全完整。

4.2明确归档范围和保管期限

政务服务职能部门应在本单位的权力清单和责任清单基础上，结合实际业务需要，制定各类权力事

项和公共服务事项的文件材料的归档范围和保管期限，报同级档案行政管理部门审核确定。

4.3电子文件归档原则

4.3.1真实性

电子文件的来源可靠、可追溯，其内容、背景与形成时的原始状态相一致，未被非法篡改或误用。

4.3.2完整性

归档文件夹中的电子文件的内容、结构和背景信息应齐全且没有破坏、变异和丢失。以纸质等载体

形式受理或形成的应归档材料，可通过数字化扫描等方式补充上传，数字化应按照DA/T31执行，应

满足信息内容真实完整、清晰可读的最低限度要求。

4.3.3可用性

电子文件的文件格式以业务系统上保存的原始文件格式为准，但应采用标准规范的文件存储格式，

能在脱离业务系统的情况下正确读取与使用。

4.3.4安全性

电子文件经检测无恶意代码，且不存在篡改、损坏、复制、非法利用等其他安全性缺陷。

4.4系统建设要求

新建业务系统应将电子文件归档业务要求和数据要求转换成相应功能嵌入其中，已建成的系统应进

行必要的改造。

5电子文件归档业务要求

5.1归档流程

5.1.1归档流程见图1。

2

DB22/T2871.3—2018

图1

5.1.2电子文件归档分为两个阶段：

a)第一阶段是进行预归档。这一阶段由业务人员手工或由业务系统根据预先设置好的归档参数自

动形成电子文件及其元数据并按规则进行组织存储，由业务部门进行初步的整理组织，再以

ZIP压缩打包等方式形成归档案卷信息包，并通过数字摘要、电子签名、可信时间戳等技术手

段进行文件固化，确保其可靠性和完整性，在移交前进行质量检测，检测通过后移交归档；

b)第二阶段是正式归档。这一阶段需要完成必要的移交归档手续，并将数据移交至立档单位档案

部门，进入电子档案管理平台中，完成正式归档，形成电子档案。

5.2归档要求

5.2.1文件收集

具体业务事项办理结束后,应根据归档范围（见附录A）对电子文件进行归集，获取归档电子文件及

其元数据信息。

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DB22/T2871.3—2018

5.2.2整理组卷

5.2.2.1业务人员应确定电子文件保管期限和开放权限，按照DA/T22和有关档案整理要求，进行必

要的信息补录、材料补充。

5.2.2.2电子文件一般以办理事项为基本单位进行组织，为方便传输和管理，与该事项相关的、属于

归档范围的电子文件及数据信息应按要求进行组织、排序和存放，形成电子案卷。

5.2.3数据打包

在正式归档前，形成并导出应符合第6章要求的ZIP归档案卷信息包。

5.2.4文件固化

在正式归档前，应通过数字摘要、可信时间戳、电子签名等技术手段，对ZIP归档案卷信息包进行

“固化”。

5.2.5归档前检测

在正式归档前，应按照GB/T18894要求，对ZIP归档案卷信息包进行真实性、完整性、可用性、

安全性检测。

5.2.6办理归档手续

应按附录B的规定形成归档交接单和归档目录清单，完成归档交接手续。

5.2.7移交归档

经过上述处理完毕后的电子文件由业务系统推送至电子档案管理平台，形成电子档案。

6电子文件归档数据要求

6.1归档案卷信息包命名规则

6.1.1归档案卷信息包采用电子案卷号作为命名标识。

6.1.2电子案卷号由实施层级代码+实施机构代码+事项类型代码+事项主项代码+事项子项代码+年度+

保管期限+序号组成。具体要求如下：

a)实施层级代码、实施机构代码、事项类型代码、事项主项代码、事项子项代码的具体结构和要

求，按DB22/T2848规定执行；

b)年度采用4位数字字符，代表该事项的办结年份；

c)保管期限采用4位字符，保管期限设为定期（001N～100N,N表示年）、永久；

d)序号为该事项的归档信息包在最低类目层次内的流水号，以7位数字字符表示，不足7位的前

面补“0”。

示例1：

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6.2归档案卷信息包组织结构

6.2.1结构模型

结构模型见图2。

图2

6.2.2结构要求

ZIP归档案卷信息包由如下几部分构成：

a)归档配置基本信息.XML，要求统一以01.XML命名该文件，描述此次归档办件对应的事项设定

的归档范围(见附录A)；

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DB22/T2871.3—2018

b)案卷基本信息.XML,要求统一以02.XML命名该文件，记录本案卷的基本信息；

c)卷内基本信息.XML,要求统一以03.XML命名该文件，记录本次办件事项下的文件材料的基本信

息；

d)办理流程基本信息.XML,要求统一以04.XML命名该文件，记录办件事项的办理流程信息；

e)电子文件夹,要求按照附录A归档范围表A.1～A.8中的文件材料排列顺序号命名文件夹，没有

对应文件材料的可不设置文件夹。如上述案例中的O1代表该文件夹下存放的是行政许可决定

书、O2代表该文件夹下存放的是行政许可申请书、O3代表该文件夹下存放的是行政许可申请

材料；

f)文件元数据.XML,对文本、图片、音频、视频类等不同格式的电子文件，要求系统能够自动捕

获对应的元数据信息；

g)电子文件可有一个或多个文件，包括原始格式、附件等多个文件，电子文件命名采用对应的序

列号来命名，如文件夹01下的文件01.PDF表示为行政许可决定书，文件夹02下的文件02.PDF

表示行政许可申请书，文件夹03下的文件因为有多个，可采用“03-顺序号”标示命名，如

03-01.PDF表示证明材料身份证复印件、03-02.mpg表示现场录像、03-03.mp4表示现场录音

等。以电子全文形式获取的电子文件材料，在形成时应按照GB/T33190的要求转换成标准版

式文件,并根据信息化发展的需要，动态调整相应的文件存储格式和技术支撑，确保能够被长

期有效读取。

6.3归档案卷信息包数据结构

6.3.1归档配置基本信息

归档配置基本信息见表1。

表1

序号属性名称说明约束性示例

1servicecode权力事项编码（来自政务不允许空值5D8BA7302D519F2643203E8A56B

服务事项库权力事项编66C

码）

2servicename权力事项名称（来自政务不允许空值施工单位A证核准

服务事项库权力事项名

称）

3deptname部门名称（来自政务服务不允许空值某建设局

事项库统一用户组织部

门名称）

4retentionperio保管期限不允许空值030N

5version事项版本号（来自政务服允许空值2

务事项库事项版本记录）

6filingrange归档范围不允许空值/

7filename归档材料名称不允许空值许可决定书

8auxiliaryone归档配置辅助信息一（必不允许空值必要

要/非必要）

9auxiliarytwo归档配置辅助信息二（纸允许空值纸质归档

质归档）

6

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表1（续）

序号属性名称说明约束性示例

10auxiliarythree归档配置辅助信息三（组允许空值组一

一/组二/组三/依此类

推）

11deptid部门编码（来自政务服务不允许空值001019

事项库事项版本记录）

12eventtype权力事项类型（来自政务不允许空值行政许可

服务事项库权力事项类

型代码）

6.3.2案卷基本信息

案卷基本信息见表2。

表2

序号属性名称说明约束性示例

220104000000·013544605-01-1

1filingcode电子案卷号不允许空值

4004-000-2017-003N-0000006

部门名称（来自业务系

2deptname统部门编码，且为最终不允许空值吉林省交通厅

审批部门）

3retentionperiod保管期限不允许空值003N

归档时间(yyyy-mm-dd

4archivetime不允许空值2018-04-2714:23:41

hh:mm:ss）

权力事项类型（来自政

5eventtype务服务事项库服务事不允许空值行政许可

项类型代码）

责任处科室（来自政务

6leaddepartment服务事项库服务事项允许空值某某处

责任处科室名称）

7applyname行政相对人名称不允许空值四平市某单位

8mobile行政相对人手机允许空值12345678910

9phone行政相对人电话允许空值12345678

10address行政相对人地址允许空值四平市某区某路18号

11contactidcard证件号码允许空值220104198501011001

12legalman法定代表人允许空值某某

13projectname办件名称不允许空值关于在公路增设或改造平面交叉

道口的审批

14receivedepartmentname承办单位不允许空值市某某局

7

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表2（续）

序号属性名称说明约束性示例

15receivetime受理（立案）时间不允许空值2015-10-1910:40:44

(yyyy-mm-dd

hh:mm:ss）

16transacttime办结时间（yyyy-mm-dd不允许空值2018-05-0315:40:59

hh:mm:ss）

17projid电子文件号（由业务系不允许空值2200000191510191000210

统按照一定的规则赋