DB42/T 1511-2019 湖北省建设工程电子文件与电子档案管理规范

ICS35.240.30

L70

备案号：DB42

湖北省地方标准

DB42/T1511—2019

湖北省建设工程电子文件与电子档案管理

规范

Codeformanagementofelectronicdocumentsandrecords

ofconstructionengineeringinHubeiprovince

（报批稿）

2019-04-08发布2019-07-08实施

湖北省住房和城乡建设厅

联合发布

湖北省市场监督管理局

DB42/T1511-2019

DB42/T1511-2019

目次

前言..................................................................................III

1范围.................................................................................1

2规范性引用文件........................................................................1

3术语与定义............................................................................1

4总则.................................................................................3

5工程电子文件的格式与媒体..............................................................5

6工程电子文件的收集....................................................................5

7工程电子文件的整理....................................................................7

8工程电子文件的归档....................................................................9

9工程电子文件和工程电子档案的管理.....................................................11

10工程电子文件和工程电子档案安全措施..................................................12

附录A（资料性附录）建设工程电子文件归档登记表..........................................14

附录B（资料性附录）建设工程归档电子文件移交、接收登记表................................16

附录C（资料性附录）建设工程电子文件更改记录表..........................................17

附录D（资料性附录）建设工程电子档案迁移登记表..........................................18

附录E（资料性附录）建设工程电子文件销毁登记表..........................................19

附录F（资料性附录）建设工程电子文件媒体封面............................................20

本标准用词说明..........................................................................21

引用标准名录............................................................................22

I

DB42/T1511-2019

DB42/T1511-2019

前言

本规范按照GB/T1.1-2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》给出的规则起草。

为规范湖北省建设工程电子文件的归档与管理，本规范依据《电子文件归档与电子档案管理规范》

（GB/T18894）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117）等，由湖北省城乡建设发展中

心组织编制。

编制组经广泛调查研究、认真总结建设工程电子文件管理的实践经验和研究成果，参考有关国际标

准和国家现行有关标准，并在广泛征求意见的基础上，制定本规范。

本规范共有10个章节和6个附录。主要内容包括：1、范围；2、规范性引用文件；3、术语与定义；

4、总则；5、工程电子文件的格式与媒体；6、工程电子文件的收集；7、工程电子文件的整理；8、工

程电子文件的归档；9、工程电子文件和工程电子档案的管理；10、工程电子文件和电子档案安全措施

等。

本规范由湖北省住房和城乡建设厅提出。

本规范由湖北省住房和城乡建设厅归口管理。

本规范主编单位：湖北省城乡建设发展中心、武汉市城市建设档案馆、襄阳市城建档案馆、宜昌市

城建档案馆、荆门市城乡建设档案馆、襄阳市襄州区城建档案馆、深圳市世纪伟图科技开发有限公司。

本规范主要起草人：何倩、沈东辉、郭艳平、张莉、郑刚、朱志梅、崔丽梅、单屹。

本规范参加起草人：周围、王笈、周游、喻彦。

本标准主要审查人：周健民、张德津、黄飞、迟炳章、姜燕平。

本标准实施应用中的疑问，可咨询湖北省住房和城乡建设厅，联系电话：027-68873063，邮箱：

1012726846@。在执行过程中如有意见和建议请邮寄湖北省城乡建设发展中心,联系电话：

027-68870911，邮箱：sfzzxcjda@。

III

DB42/T1511-2019

DB42/T1511-2019

湖北省建设工程电子文件与电子档案管理规范

1范围

1.1本规范规定了工程电子文件的格式与媒体、工程电子文件的收集、工程电子文件的整理、工程电

子文件的归档、工程电子文件和工程电子档案的管理及工程电子文件和电子档案安全措施。

1.2本规范适用于湖北省建设工程电子文件与电子档案的管理工作。

1.3湖北省建设工程电子文件与电子档案管理除执行本规范外，尚应符合国家、地方现行有关标准的

规定。

2规范性引用文件

下列文件对于本部分的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本部分。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本部分。

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

CJJ/T117建设电子文件与电子档案管理规范

CJJ/T158城建档案业务管理规范

3术语与定义

下列术语和定义适用于本规范。

3.1

单项工程singleconstruction

建设项目的组成部分，具有独立的设计文件，竣工后能单独发挥设计所规定的生产能力或效益，并

构成建设工程项目的组成部分。

3.2

单位工程unitconstruction

单位工程是具有独立的设计文件，具备独立施工条件并能形成独立使用功能，但竣工后不能独立发

挥生产能力或工程效益的工程，是构成单项工程的组成部分。

3.3

建设工程电子文件electronicdocumentsofconstructionengineering

1

DB42/T1511-2019

在工程建设过程中形成的，可依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的数字格

式的信息记录。简称工程电子文件。

3.4

建设工程电子档案electronicrecordsofconstructionengineering

具有参考和利用价值并作为档案保存的建设工程电子文件。简称工程电子档案。

3.5

登记registration

在电子文件、电子档案进入档案管理系统时，给其一个唯一标识符的行为。

3.6

真实性authenticity

电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致。

3.7

完整性integrity

电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损。

3.8

可用性usability

电子文件可以被检索、呈现和理解的性质。

3.9

安全性security

电子文件的安全性指的是电子文件在产生、传输、使用等过程中载体和信息的安全。

3.10

捕获capture

在电子信息系统环境下，适时获取建设工程电子文件及其元数据，并将其纳入电子文件管理系统的

方法和工程。

3.11

固化fixing

为避免建设工程电子文件的内容、结构、背景信息等存在的动态因素造成信息缺损的现象，而将其

转换为不可逆的只读方式的过程。它是将建设工程电子文件及其信息固定下来的操作过程。

3.12

迁移migration

2

DB42/T1511-2019

在保证建设工程电子文件真实性、完整性、可用性、安全性的前提下，将文件从一个系统转移到另

一个系统，或从一种存储媒体转换到另一种存储媒体的过程。

3.13

建设工程电子文件管理系统managementsystemofconstructionengineeringelectronic

documents

对建设工程电子文件进行管理的信息系统，具有确定归档范围与保管期限、登记、分类、著录、存

储、保管、利用、数据交换及向城建档案管理机构移交等功能。

3.14

城建档案管理系统urban-ruralconstructiongarchivesmanagementsystem

城建档案管理机构用于接收、存储和管理城建档案，并提供检索和利用的管理系统。

3.15

电子签章electronicstamping

指依附于电子文件并与其相关连，用以辨识及确认电子文件签署人身份、资格及电子文件真伪者。

3.16

检测detection

按照一定的标准对建设工程电子文件和电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性进行测试、核

验的过程。

4总则

4.1建设单位应加强对工程电子文件的管理，将工程电子文件的形成、收集、整理和归档纳入工程建

设管理工作的各个环节，明确责任岗位，指定专人管理，负责工程电子档案的预验收。

4.2各地城建档案管理机构负责监督、检查、指导工程电子文件的收集和归档工作；负责工程电子档

案的验收、接收、管理和利用工作。

4.3建设、勘察、设计、施工、监理、测量等工程电子文件形成单位应采取措施，保证工程电子文件

的真实性、完整性、可用性和安全性，并应符合以下规定：

3

DB42/T1511-2019

a)应对工程电子文件加强前端控制，实行工程电子文件全过程的管理与监控，保证工程电子文件

的真实性、完整性、可用性和安全性。建立工程电子文件管理系统，实现工程电子文件自形成

到归档过程中工程电子文件及其著录数据、元数据的管理；

b)工程资料管理人员应经过工程电子文件归档整理的专业培训；

c)工程项目实时形成的工程电子文件、汇总资料应满足建设行政主管部门及工程质量安全监督机

构监督检查的要求；

d)工程电子文件的处理和保存应符合国家安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、

病毒等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。

4.4在工程电子文件的整理归档与工程电子档案验收移交工作中，建设单位的工作应符合下列规定：

a)在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监