T/BJWX 004-2024 会议服务管理规范

ICS03.080.99

CCSA16

团体标准

T/BJWX004—2024

会议服务管理规范

Specificationforconferenceservicemanagement

2024⁃06⁃06发布2024⁃07⁃01实施

北京物业管理行业协会发布

中国标准出版社出版

T/BJWX004—2024

目次

前言··························································································································Ⅲ

1范围·······················································································································1

2规范性引用文件········································································································1

3术语和定义··············································································································1

4管理原则·················································································································1

5基本要求·················································································································2

6会议服务提供···········································································································3

7保密管理·················································································································4

8评价和改进··············································································································4

Ⅰ

T/BJWX004—2024

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规

定起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由北京物业管理行业协会提出并归口。

本文件主编单位：北京信科联物业管理有限公司。

本文件参编单位：北京国基伟业物业管理有限公司、北京中航大北物业管理有限公司、北京亦庄城

市服务集团有限公司。

本文件主要起草人：靳秀丽、王孔伟、赵艳杰、何江、鲁南、王思思。

本文件主要审查人：艾白露、王劲松、薛福志、宋宝程、张洋、朱莉、杨燕敏、刘拓。

Ⅲ

T/BJWX004—2024

会议服务管理规范

1范围

本文件规定了物业管理的会议服务管理基本要求、会议服务提供、保密管理、评价和改进。

本文件适用于物业服务企业为政府机关、社会团体、企事业单位等组织提供的会议服务管理。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文

件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于

本文件。

GB/T30520—2014会议分类和术语

3术语和定义

GB/T30520—2014界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

会议conferece

在特定的时间和空间，通过发言、讨论、演示、商议、表决等多种形式以达到议事协调、交流信息、传

播知识、推介联络等目的的一定人数的群体活动。

[来源：GB/T30520—2014，3.1.1]

3.2

会议服务conferenceservice

为保障会议顺利、有序进行而提供的综合性管理活动。

3.3

桌签nameplate

摆放在主席台、会议桌上，用于明示参会者身份的卡片。

3.4

摆台seatingarrangement

根据会议服务需求，在会场内摆放桌椅、铺设台布、放置各种物品等服务活动。

4管理原则

4.1规范性

会议服务管理过程、行为，科学规范、合理统一。

4.2适度性

依据会议服务等级及需求，提供适度的服务。

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T/BJWX004—2024

4.3针对性

针对会议性质、会议类别、会议内容、参会人员特点等，提供对应的服务。

4.4保密性

对会议服务管理可能接触、使用、掌握的秘密进行保护管理，以防泄密。

5基本要求

5.1人员要求

会议服务人员应满足下列要求：

a）身体健康、形象气质端正、服务意识强；

b）普通话标准、语言表达流畅、沟通和组织能力强；

c）具有保密意识，政审合格；

d）具有相关工作经验和操作技能，能熟练操作会议设备。

5.2制度建设

5.2.1应建立健全会议服务管理制度并依据服务需求定期修订。

5.2.2会议服务管理制度包括岗位职责、操作规程、礼仪规范、会议用品、培训制度、保密规定、投诉管

理、安全管理、应急管理、信息化管理等。

5.3培训管理

5.3.1岗前培训

岗前培训应包括以下内容：

a）会议服务管理的理论知识及管理制度；

b）会议服务员仪容仪表、行为举止、礼貌用语要求；

c）会议服务员心理素质、职业道德；

d）会议服务操作技能；

e）公共卫生常识。

5.3.2培训考核

培训考核应包括以下内容：

a）定期对会议服务人员进行技能考核；

b）定期对会议服务人员的服务效果进行评价。

5.4等级管理

5.4.1依据会议服务性质、会议服务规模、会议室布置、会议服务用品种类和数量、会议服务方式和频

次、保密要求及对会议服务员的要求等因素，由高到低，划分会议服务等级。将会议服务分为一级会

议、二级会议、三级会议。

5.4.2确认会议服务等级，提供适度性和针对性会议服务管理。

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5.5投诉管理

5.5.1设立投诉渠道，包括来访接待、电话、手机