GB/T 23283-2026 电子文档信息的长期保存

ICS37.080

CCSA14

中华人民共和国国家标准

/—

GBT232832026

代替/—

GBZ232832009

电子文档信息的长期保存

Lon-termreservationofelectronicdocument-basedinformation

gp

(/:,)

ISOTR184922005MOD

2026-09-28发布2027-10-01实施

国家市场监督管理总局

发布

国家标准化管理委员会

/—

GBT232832026

目次

前言…………………………Ⅲ

引言…………………………Ⅳ

1范围………………………1

2规范性引用文件…………………………1

3术语和定义………………1

4缩略语……………………2

5长期保存…………………3

5.1概述…………………3

5.2长期保存策略的目标………………3

6长期保存策略的要素……………………6

6.1通则…………………6

6.2介质更新……………6

6.3元数据………………9

6.4迁移电子文档信息…………………9

7制定长期保存策略………………………12

7.1长期保存制度………………………12

7.2质量控制……………12

7.3安全…………………12

7.4环境控制与监测……………………13

()…………………

附录资料性相关政策文件与标准

A15

A.1概述………………15

A.2相关政策文件……………………15

A.3相关标准…………………………15

参考文献……………………16

Ⅰ

/—

GBT232832026

前言

/—《:》

本文件按照标准化工作导则第部分标准化文件的结构和起草规则的规定

GBT1.120201

起草。

/—《》,/—

本文件代替GBZ232832009基于文件的电子信息的长期保存与GBZ232832009相

,,:

比除结构调整和编辑性改动外主要技术变化如下

)“”“”“”“

a将真实的基于文件的电子信息和基于文件的信息分别更改为真实的电子文档信息文

”(、,、);

档信息见3.13.22009年版的3.13.2

)“”(,);

b更改了真实的电子文档信息的定义见3.12009年版的3.1

)“”(,);

c更改了通则的内容见6.12009年版的6.1

)“”(,);

d更改了可互操作的元数据的内容见6.3.22009年版的6.3.2

)“”(,)。

e更改了迁移步骤的内容见6.4.5.22009年版的6.4.5.2

/:《》。

本文件修改采用ISOTR184922005电子文档信息的长期保存文件类型由ISO的技术报告

调整为我国的国家标准。

本文件与/:的技术差异及其原因如下:

ISOTR184922005

)用规范性引用的/—替换了:、/—替换了

aGBT20225.12017ISO126511999GBT261622021

(),//(),

见第章替换了见以适应我国的技

ISO15489-13GBT26163.1ISOTS23081-16.3.2

术条件;

)/—(),、、

增加了规范性引用的见第章为本文件所使用的真实性可靠性完整

bGBT3411020253

性和可用性等术语提供定义依据;

)“”,“”“”,“、”

c更改了真实的电子文档信息的定义将准确性调整为真实性并在可靠性完整性基

“”(),

础上增加了可用性见3.1与我国档案管理实践和相关国家标准对信息质量的界定相

一致;

)“”,“、”“、

d更改了通则中对维护电子文档信息质量要求的表述将准确可靠和可信调整为真实性

、”(),“”;

可靠性完整性和可用性见与真实的电子文档信息定义的修改保持一致

6.13.1

)“”“”“”

e删除了通则中关于仿真策略面临着操作上的限制的评价和在本文件中不做进一步讨论

(),;

的表述见6.1为未来采用仿真策略保留空间

)(),,

以替换了见并相应调整第章缩略语表和参考文献以符合我国密码

fSM3SHA-15.2.7.44

算法政策和/—的规定。

GBT329052016

。。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利本文件的发布机构不承担识别专利的责任

本文件由全国文献影像技术标准化技术委员会(/)提出并归口。

SACTC86

:、、、

本文件起草单位中国人民大学北京市城市建设档案馆上海市档案馆上海涵妍档案信息技术有

限责任公司。

:、、、、、、、、、、

本文件主要起草人张美芳刘浩然董丹华李冰练晓东解晓鲜叶阳樊亚宁陈亮刘刚

、。

夏广平胡劼

本文件及其所代替文件的历次版本发布情况为:

———年首次发布为/—;

2009GBZ232832009

———本次为第一次修订。

Ⅲ

/—

GBT232832026

引言

、、、,

在档案学文档管理电子商务电子政务和技术开发等诸多专业领域确保真实的电子文档信息得

、。,

到长期保存是一个有据可查界定明确的问题为了更进一步确保真实的电子文档信息长期可利用一

些保管机构和个人也采取了多种措施。

,

尽管解决真实的电子文档信息的长期可利用问题的需求十分明确但目前国际层面仍缺乏协调一

。,,

致的指导上述情况在一定程度上导致各类方法并存部分做法之间缺乏兼容性可能对电子文档信息

/。

的可用性和或真实性带来潜在的严重影响

,

鉴于计算机硬件与软件普遍存在的技术过时风险和数字存储介质本身的有限寿命本文件为保存

机构在利用电子文档信息和维护其真实性方面提供指导性建议。

,

本文件进一步为电子文档信息长期保存策略的制定与最佳实践方案提供清晰的框架广泛适用于

,。

公共部门和私人以支持电子文档信息长期可利用性与真实性的实现

Ⅳ

/—

GBT232832026

电子文档信息的长期保存

1范围

、、

本文件描述了信息技术专家文档管理人员文件管理人员和档案管理人员在确保真实的电子文档

信息长期保存与检索过程中所发挥的协同作用。

、。

本文件为真实的电子文档信息的长期保存与检索提供实践性方法性的指导

()

本文件适用于信息的保管期限超出其创建和维护所依赖技术硬件与软件的预期使用寿命的情

,。

形也适用于由信息系统生成并作为事务与活动的凭证而保存的各类信息形态

本文件考虑了技术中立型信息技术标准在支持长期利用方面所发挥的作用。

、。

本文件不适用于真实的电子文档信息的创建采集和分类的过程

:“”,、

注电子文档信息构成了日常业务活动或事件的业务记忆使机构能在事后对这些活动和事件进行回顾分析或

。,,、、

形成文档因此这类电子文档信息是事务的凭证使机构能支持当前和未来的管理决策满足客户需求应对

、。,。

合规监管防范不利诉讼为实现上述目标需要留存这类电子文档信息并进行妥善保存

2规范性引用文件

。,

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款其中注日期的引用文

,;,()

件仅该日期对应的版本适用于本文件不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改单适用于

本文件。

/—:(:,)

电子文档管理词汇第部分电子文档成像

GBT20225.120171ISO12651-12012IDT

/—()(:,)

信息与文献文件档案管理概念与原则

GBT261622021ISO15489-12016IDT

/:(/—

信息与文献文件管理过程文件元数据第部分原则

GBT26163.11GBT26163.1

,:,)

2010ISO23081-12006IDT

/—()(:,)

信息与文献文件档案管理核心概念与术语

GBT341102025ISO303002020IDT

3术语和定义

/—、/—和/—界定的以及下列术语和定义适

GBT20225.12017GBT261622021GBT341102025

用于本文件。

3.1

真实的电子文档信息authenticelectronicdocument-basedinformation

、、。

随时间推移保持真实性可靠性完整性与可用性的电子文档信息

3.2

文档信息document-basedinformation

(、、、)。

作为一个单元来处理的实质性信息例如图像文本电子表格数据库视图

:、、(),。

注文档信息包括但不限于文本图像表格数据例如电子表格或其任意组合

3.3

文档信息内容document-basedinformationcontent

包含在文档信息中的实质性内容。

1