DB13/T 5483-2022 企业户籍电子档案建设及应用规范

ICS03.080.99

CCSA20

13

河北省地方标准

DB13/T5483—2022

企业户籍电子档案建设及应用规范

2022-02-28发布2022-03-31实施

河北省市场监督管理局发布

DB13/T5483—2022

目次

前言...............................................................................II

1范围.............................................................................1

2规范性引用文件...................................................................1

3术语和定义.......................................................................1

4总体要求.........................................................................1

5企业户籍电子档案内容.............................................................2

6企业户籍档案建设数字化要求.......................................................2

7企业户籍电子档案归档要求.........................................................3

8应用对接.........................................................................5

9企业户籍电子档案查询.............................................................5

附录A（资料性）企业户籍电子档案建设规定...........................................6

附录B（规范性）企业户籍电子档案应用规定..........................................17

参考文献...........................................................................20

I

DB13/T5483—2022

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规

定起草。

本文件由河北省政务服务管理办公室提出。

本文件起草单位：河北启普同鑫科技有限公司、河北省政务服务管理办公室、河北省政务服务

中心、河北省企业信用研究中心、万达信息股份有限公司。

本文件主要起草人：李娜、温喆、高方华、姜永卫、宋乔、王守国、侯向朋、肖江、高鹏、秦韵、

孙同禄、张胜杰、王玉良、赵玲、曹研哲、孟少甫、杨洪志、金东海。

II

DB13/T5483—2022

企业户籍电子档案建设及应用规范

1范围

本文件规定了企业户籍电子档案的归档、应用对接、查询等内容。

本文件适用于登记注册及监管机关，对企业户籍电子档案建设及应用，个体工商户电子档案建

设及应用可参照执行。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用

文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）

适用于本文件。

DA/T31纸质档案数字化规范

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

企业户籍档案

登记注册及监管机关对企业进行登记、管理过程中形成的材料。

注：分为机读档案和书式档案。

机读档案

以代码形式和特定结构记录在计算机存储载体上的、计算机能够识别处理的企业登记基本信息

档案。

注：包括企业名称、统一社会信用代码、类型、住所、法定代表人、注册资本、成立日期、营业期限、经营范围、

状态、登记机关、投资人等信息。

书式档案

登记注册及监管机关在企业主体资质存续期间产生的全部原始材料原件。

注：包括档案封面、营业执照、开业登记材料、变更登记材料、注销登记材料、撤/吊销材料、年检年报材料、

监督管理材料、其他材料等。

企业户籍电子档案

根据书式档案原件进行数字化，形成清晰、完整、不失真的数字图像。

注：图像效果最接近档案原貌，图像文件格式为OFD（或PDF）并可以通过网络进行传输。

企业档案查询系统

基于互联网，为企业提供户籍档案查询服务的信息系统。

注：现阶段企业档案查询系统使用“容e查”系统。

4总体要求

登记注册及监管机关负责收集、整理、归档书式档案，并形成一致的企业户籍电子档案。

登记注册及监管机关应保护书式档案的安全，确保其不被损坏或遗失。

1

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企业户籍电子档案按“一照一户、一户一档、一档可立多卷”的原则立卷。其中企业设立（开

业）登记、变更登记、注销登记的文件材料按时间每次单独立卷。其他登记及监督管理等文件材料

可视文件材料份数的多少，一次立一卷或多次立一卷。

企业户籍电子档案的归档方式分为在线归档和离线归档，归档电子档案应带有防伪水印，必要

时加注归档机关电子签章。归档时间分为实时归档和定期归档，定期归档最迟不能超过企业设立登

记后的次年6月。

5企业户籍电子档案内容

企业户籍电子档案内容包括开业登记、变更登记、注销登记、撤/吊销、年检年报、监督管理、

其他等材料，详细内容见附录A的A.1。

6企业户籍档案建设数字化要求

通用要求

6.1.1登记注册及监管机关档案调取、清点、登记、领取、归还等工作，以及扫描设备、扫描色彩

模式、存储格式、图像处理要求应遵守DA/T31的有关规定。

6.1.2书式档案数字化过程中，应按原有排列顺序扫描。

6.1.3书式档案数字化过程中，建立企业档案基本信息，形成准确、完整的档案目录数据。

档案建设信息

6.2.1档案建设基本信息

档案建设基本信息包括全卷宗编码、统一社会信用代码、企业名称、企业注册号、登记机关、

书式档案编号、档案类型、保存年限、档案密级、档案存放地址、档案存放位置、联系人、联系电话

等信息。

6.2.2档案目录

企业档案会随着企业状态或信息的变更而产生不同分卷。每个档案分卷都是由一个或多个文件

共同组成，为了方便档案的查询利用，需要将分卷根据其所包含的文件内容按不同的目录进行标记，

并将电子档案分卷拆分成独立的OFD（或PDF）文件存储到对应的文件目录下。

在档案分卷目录整理过程中，保持档案目录内在的联系及顺序。

档案分卷记录的信息包括分卷宗编码、分卷建立日期、分卷类型等。

分卷目录主要包含目录名称、是否公开等。

分卷归档信息

企业在存续过程中，会因状态或信息的变更而产生新的档案文件，每次变更独立成卷，为一次

分卷，每个分卷都归属不同的档案材料类别。分卷归档信息包括分卷宗编号、分卷名称、分卷建立

日期等信息。

企业户籍档案中不同类别材料需要提交相应的文件资料，这些资料需要按目录的形式进行整理

归档，在分卷信息下需要列出此分卷所包含的所有文件目录，目录信息主要包括文件名称等信息。

档案封面

企业户籍电子档案封面是对档案的总体情况概览，其信息主要包括企业统一社会信用代码、注

册号、归档卷宗编号（唯一）、纸质卷宗存储位置、电子档案存储地址、建档机关、建档日期、归档

责任人、档案保存年限、档案密级、所属行政区划编码等信息。

卷内文件目录

卷内文件目录包括序号、档案目录名称、页码等内容。页码编排格式为“第X页/总XX页”。

电子营业执照

2

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应包含电子执照公示版或纸质营业执照正本/副本彩色版扫描文件。

企业信息发生变更后应及时更新电子营业执照，以保证在档案查询利用时出示的企业电子营业

执照为最新版。

档案扫描工作流程

6.7.1登记

开业卷需要登记。将注册号、法定代表人姓名、企业名称、企业行业代码录入登记程序中，录

入完成后保存。

6.7.2扫描

设置扫描参数：图像类型分黑白和灰度两种，黑白为常用类型，当扫描身份证、页面不够清楚、

页面出现红色手印等情况选择灰度；扫描方式分连续和平板两种，连续扫描为常用类型，当扫描营

业执照时选择平板扫描；扫描幅面通常是A4或A3；图像质量黑白一般使用七级，扫描灰度时一般使

用十或九级；分辨率选择200dpi。选择完成后，开始逐页扫描。

6.7.3排序

开业卷排序：按扫描完的图像上反映出的页号进行排序，按纸档输入注册号，企业核准日期，

主类型选开业、在内资法人、内资营业中选择企业性质，然后开始排序，按扫描完的图像输入页号，

对扫描歪的图像进行矫正。

变更、换照、备案、注销等排序：与开业卷排序不同的地方是先选主类型，再选分类型，变更的

分类型有很多种，如地址、名称、法定代表人等，企业变更了哪些内容就在相应的选项前面打钩；

如果企业改变了性质，在“选企类"项前打钩，可以更改企业的性质。

6.7.4质检

扫描完成后，进入质检程序，录入注册号，对已排好的卷逐页查看，主要查看企业类型、注册

号、企业名称、总页数、页级别选择是否正确；图像是否端正、页面是否干净整洁，最后核对目录是

否一致。

6.7.5生成电子档案文件

扫描完成的每张图像文件需压缩成不大于300KB的图片，按规范的文件组织结构进行整理保存，

然后把档案图片文件整理成OFD(或PDF)格式的电子档案文件，以备后续应用。

7企业户籍电子档案归档要求

企业标识码

企业标识码采用统一社会信用代码（或企业注册号）。

企业户籍电子档案编码规则

7.2.1全卷宗编码规则

企业户籍电子档案全卷宗编码是企业档案在企业档案查询系统中的确定唯一性的标识码，其规

则为：全卷宗简码+1位英文分隔符（“-”）+企业标识码。

全卷宗简码参考附录A的A.2。

7.2.2分卷宗编码规则

企业存续过程中，产生的多种类型分卷档案材料编码规则为：2位档案分卷类型代码+8位分卷档

案生成日期（年检年报4位）。

档案分卷材料类别代码如表1所示。分卷档案生成日期格式为“YYYYMMDD”，对于年检年报材料，

分卷档案生成日期只包含年份“YYYY”。

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DB13/T5483—2022

表1档案分卷材料类别代码表

序号档案材料类别代码

1开业登记材料KY

2变更登记材料BG

3注销登记材料ZX

4撤/吊销材料DX

5年检年报材料NJ

6监督管理材料JG

7其他材料QT

企业户籍电子档案文件存储结构

企业户籍电子档案管理系统应依据全卷宗编码在计算机存储器中逐级建立文件夹，分门别类、

集中有序地存储电子档案，并在数据库中记录电子档案存储路径。

企业户籍电子档案的电子文件存储结构要求，如图1所示。

图1企业户籍电子档案文件存储结构图

日期文件夹命名格式为“YYYY年MM月DD日”。

OFD(或PDF)文件以其文件名命名。

防伪水印

企业户籍电子档案应使用水印技术加强文件的安全性。电子档案文件的水印格式可参考以下要

求：

a)水印文字内容：附录A的A.2；

b)水印字体大小：15；

c)水印颜色：RGB(102,80,80)；

d)水印倾斜度：60°；

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e)水印行数：6行；

f)水印列数：5列。

8应用对接

登记注册机关应按照附录B的B.1、B.2、B.3、B.4的要求，与企业档案查询系统进行对接，未建

立企业户籍电子档案系统的，可采取账户登录手动上传的方式实现系统对接。

9企业户籍电子档案查询

查询方式

企业户籍电子档案查询分为线上和线下两种途径，线上查询可在企业档案查询系统进行查询，

线下查询可到登记机关设立的档案查询服务窗口进行查询。

电子印章

登记机关提供查阅利用的登记电子档案应为版式文件，应逐页加载防伪水印，并加盖档案查询

专用的电子印章。

保密

涉及个人隐私、企业商业秘密及其它敏感信息应采取有效措施予以保护。

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A

A

附录A

（资料性）

企业户籍电子档案建设规定

A.1企业户籍电子档案内容

A.1.1开业登记材料

开业登记应提交如下材料：

a)公司登记（备案）申请书。

b)公司章程（有限责任公司由全体股东签署，股份有限公司由全体发起人签署）。

c)股东、发起人的资格证明文件应按以下要求提交:

——股东、发起人为企业的，归集营业执照复印件。

——股东、发起人为事业法人的，归集事业法人登记证书复印件。

——股东、发起人为社团法人的，归集社团法人登记证复印件。

——股东、发起人为民办非企业单位的，归集民办非企业单位证书复印件。

——股东、发起人为自然人的，归集身份证件复印件。

——其他股东、发起人的,归集有关法律法规规定的资格证明复印件。

d)法定代表人、董事、监事和经理的任职文件。有限责任公司提交股东决定或股东会决议，

发起设立的股份有限公司提交股东大会会议记录(募集设立的股份有限公司提交创立大会

会议记录)。公司组织机构人员任职经董事会、监事会等形式产生的，还需提交董事签字的

董事会决议、监事签字的监事会决议等相关材料。

e)住所使用证明。

f)募集设立的股份有限公司归集依法设立的验资机构出具的验资证明。涉及发起人首次出资

是非货币财产的，归集已办理财产权转移手续的证明文件。

g)募集设立的股份有限公司公开发行股票的应提交国务院证券监督管理机构的核准文件。

h)法律、行政法规和国务院决定规定设立公司必须报经批准的或公司申请登记的经营范围中

有法律、行政法规和国务院决定规定必须在登记前报经批准的项目，归集有关批准文件或

者许可证件的复印件。

A.1.2变更登记材料

变更登记材料应提交如下材料：

a)公司登记（备案）申请书。

b)关于修改公司章程的决议、决定应按以下要求提交（变更登记事项涉及公司章程修改的，

归集该文件；其中股东变更登记无须提交该文件，公司章程另有规定的，从其规定）:

——有限责任公司提交由代表三分之二以上表决权的股东签署的股东会决议。

——股份有限公司提交由会议主持人及出席会议的董事签署的股东大会会议记录。

——一人有限责任公司提交股东签署的书面决定。

——国有独资公司提交国务院、地方人民政府或者其授权的本级人民政府国有资产监督管理机

构的批准文件复印件。

c)修改后的公司章程或者公司章程修正案（公司法定代表人签字）。

d)变更事项应按以下要求提交相关材料:

——变更名称的，应当向其登记机关提出申请。申请名称超出登记机关管辖权限的，由登记机

关向有该名称核准权的上级登记机关申报。

——变更住所的，提交变更后住所的使用证明。

——变更法定代表人的，根据公司章程的规定提交原任法定代表人的免职证明和新任法定代表

人的任职证明（股东会决议、股东决定由股东签署，董事会决议由公司董事签字）；公司

法定代表人更改姓名的，提交公安部门出具的证明。

——减少注册资本的,提交在报纸上刊登公司减少注册资本公告样报和公司债务清偿或者债务

担保情况的说明。应当自公告之日起45日后申请变更登记。

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DB13/T5483—2022

——变更经营范围的，公司申请登记的经营范围中有法律、行政法规和国务院决定规定必须在

登记前报经批准的项目，提交有关批准文件或者许可证件的复印件。审批机关单独批准分

公司经营许可经营项目的，公司可以凭分公司的许可经营项目的批准文件、证件申请增加

相应经营范围，但应当在申请增加的经营范围后标注“（限分支机构经营）”字样。

——变更股东的，股东向其他股东转让全部股权的，提交股东双方签署的股权转让协议或者股

权交割证明。股东向股东以外的人转让股权的，提交其他股东过半数同意的文件；其他股

东接到通知三十日未答复的，提交拟转让股东就转让事宜发给其他股东的书面通知；股东

双方签署的股权转让协议或者股权交割证明；新股东的主体资格证明或自然人身份证件复

印件。

——公司章程对股权转让另有规定的，从其规定。

——人民法院依法判决、裁定划转股权的，应当提交人民法院的判决书或裁定书，无须提交股

东双方签署的股权转让协议或者股权交割证明和其他股东过半数同意的文件；国务院、地

方人民政府或者其授权的本级人民政府国有资产监督管理机构划转国有资产相关股权的，

提交国务院、地方人民政府或者其授权的本级人民政府国有资产监督管理机构关于划转股

权的文件，无须提交股东双方签署的股权转让协议或者股权交割证明。

——变更股东或发起人名称或姓名的，提交股东或发起人名称或姓名变更证明；股东或发起人

更名后新的主体资格证明或者自然人身份证件复印件。

——以上各项涉及其他登记事项变更的，应当同时申请变更登记，按相应的提交材料规范提交

相应的材料。

e)法律、行政法规和国务院决定规定公司变更事项必须报经批准的，提交有关的批准文件或

者许可证件复印件。

f)已领取纸质版营业执照的缴回营业执照正、副本。

A.1.3注销登记材料

注销登记材料应提交如下材料：

a)企业注销登记申请书；

b)公司依照公司法作出解散的决议或者决定，人民法院的破产裁定、解散裁判文书，行政机

关责令关闭或者公司被撤销的文件；

c)清算报告应按以下要求提交：

——有限责任公司由代表三分之二以上表决权的股东签署确认；一人有限责任公司由股东签署

确认；股份有限公司由股东大会会议主持人及出席会议的董事签字确认。

——国有独资公司由国务院、地方人民政府或者其授权的本级人民政府国有资产监督管理机构

签署确认。

——公司破产程序终结后办理注销登记的，不提交此项材料。提交人民法院关于破产程序终结

的裁定书。

d)国有独资公司申请注销登记，还应当提交国有资产监督管理机构的决定。其中，国务院确

定的重要的国有独资公司，还应当提交本级人民政府的批准文件复印件。已领取纸质版营

业执照的缴回营业执照正、副本。

A.1.4撤/吊销材料

撤/吊销材料应提交如下材料：

a)公司撤销变更登记申请。申请应当载明公司名称、申请撤销的变更登记事项及登记时间、

准予变更登记通知书文号、人民法院裁判文书文号、指定代表或者共同委托代理人委托的

事项、权限及指定代表或委托代理人的身份证件复印件等内容,并由法定代表人签字、公司

加盖公章。

b)人民法院的裁判文书。

c)已领取纸质版营业执照的缴回营业执照正、副本。

A.1.5年检年报材料

年检年报材料应提交如下材料：

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a)年检报告书；

b)企业指定的代表或者委托代理人的证明；

c)营业执照全部副本（原件）；

d)经营范围中有属于企业登记前置行政许可经营项目的，提交加盖企业印章合法有效的许可

（资质）证复印件或专项审批文件复印件；有限公司或非公司企业法人，还应提交年度资

产负债表和损益表（原件）；企业有非法人分支机构的，还应当提交分支机构的营业执照

副本复印件；分公司、非公司企业法人分支机构提交隶属企业年度已年检的营业执照副本

复印件，其他经营单位提交隶属机构有效的主体资格证明复印件。

e)除提交第四部分规定的材料外，以下企业还须提交审计报告原件：一人有限责任公司，上

市股份有限公司，从事金融、证券、期货的公司，从事保险、创业投资、验资、评估、担

保、房地产经纪、出入境中介、外派劳务中介、企业登记代理的公司，注册资本实行分期

缴付未全额缴齐的公司，三年内有虚报注册资本、虚假出资、抽逃出资违法行为的公司。

A.1.6监督管理材料

监督管理材料应包含以下材料。

a)移出经营异常名录申请表、严重违法失信企业

b)企业指定代表或者委托代理人的证明

c)营业执照原件及加盖公章的复印件；法定代表人（负责人）或被委托人身份证原件

d)补报年度报告情况说明（已公示后的年度报告/已年报截图并加盖公章）

e)相关证明材料（租赁合同复印件(公章)、房屋产权证明复印件(公章)、相关部门证明等）

f)相关证明材料（改正后的公示信息及承诺）

g)相关证明材料（改正后的公示信息及承诺。视不同情况提供验资报告、审计报告等专业机

构或第三方机构出具的证明材料。）

h)其他（作出决定异常的登记注册及监管机关部门、法律、行政法规规定的）。

A.1.7其他材料

其他应归档材料。

A.2全卷宗简码和查